イベントのこれから：2023年 求められる柔軟性と選択
2022年には、多くの人が「通常」に近い活動に戻り、イベント業界では対面式イベントが増加しました。精神的な健康を維持するために対面でのつながりを必要としていたのかもしれません。しかし、オフラインで開催されるイベントが急増したからといって、バーチャルイベントプラットフォームの機能が消滅したわけではありません。それどころか、パンデミックによってQRコードの使用・イベントネットワーキングアプリ・オンデマンドコンテンツなど、いくつかの機能が以前と比較して参加者の間で人気となりました。
パンデミック後に現れたもうひとつの現象は、観客がイベントに参加するかどうか、またどのように参加するかを決定する際に、サステナビリティを考慮するようになったことです。パンデミックは、持続可能なイベントを含む、バーチャルイベントやハイブリッドイベントの多くの利点を露呈しました。より多くのイベント参加者が、廃棄物や移動に伴うCO2排出など、対面式イベントが環境に与える悪影響に敏感になっています。
今後、イベントプランナーは、観客の時間と注目を集めるために、観客が求めるコンテンツ、それにアクセスするためのフォーマット、そして観客が求めるイベント体験についての基本的な理解に頼ることが賢明でしょう。
オンライン・イベントの成功は、柔軟性と選択肢にあり
現在、イベント主催者は参加者に柔軟性と選択肢を提示する必要があります。ハイブリッドイベントはこれらを前提に構成されており、これからのイベント業界では不可欠となっていくことでしょう[1] 。この記事では、なぜハイブリッド イベントは機能するのか、ハイブリッド イベントはどうやって最適なのか、テクノロジーがその成功に果たす役割についてかなりのことが語られることになります。
参加者に選択肢を提供する – イベント主催者の多くは、ハイブリッドイベントを「ライブストリーミングされ、後でオンデマンドで利用できる対面式イベント」という意味だと認識しています。確かにアーカイブ配信の利用は、ハイブリッドイベントにおける1つの代表的な方法です。他にも、参加者に対しさまざまな参加方法を展開できます。参加者が対面式での体験を望んでいるのであれば対面式で、バーチャルな体験を望むなら、バーチャルで参加することもできます。地元で開催されるコンファレンスに物理的に参加しながら、遠く離れた土地で開催されるウェビナーを傍聴することもできます。また、ネットワーキング・セッションには直接参加したいが、技術的なプレゼンテーションはホテルの静かな部屋で見たいという参加者も実現可能です。
ハイブリッドイベントの柔軟性は、参加方法の選択肢にとどまりません。ハイブリッドイベントでは、参加者は自分の好きな言語でコンテンツをダウンロードすることができます。マッチングアプリを使って、同じ業界、同じ肩書き、出身国の同業者と交流することもできます。会場やオンラインスポンサーのブースを、都合のよい時間に訪問することができます。もちろん、会場内外を問わず、投票に参加したり、ゲームやコンテストに参加したり、ソーシャルメディアを通じて自分の体験をアピールすることも可能です。
オープンユニバースなパートナーテクノロジー
しかし、このような参加者のための「多様なコンテンツ」を作るには、充分な機能を備えている「イベントテック」のインテグレーションプロバイダーと提携する必要があります。オープンユニバースとは、ここではソフトウェアが技術にとらわれないことを意味しています。例えば、Interprefy（注：遠隔同時通訳プラットフォームサービス）とのパートナーシップにより、お客様は大規模なイベントをあらゆる言語で開催することができます[3] 。Snapbar（注：バーチャルフォトブース作成サービス）とのパートナーシップにより、イベントプランナーはあらゆるイベントに対面式、ハイブリッド、バーチャルフォトブースを追加できます[4] 。CaptionITとのパートナーシップを活用すれば、すべてのイベントアクティビティがキャプションで保証されるので、イベントのアクセス性が向上します[5] 。
信じられないかもしれませんが、このリストはこれだけではありません。MediaPlatform、Webinar.net、Slido、Spotifyなど、イベントプランナーが自由に使えるツールは無限にあり、参加者に柔軟性と選択肢を提供することができます。この柔軟性と選択肢によって、参加者それぞれが「高い価値」の定義に従って、価値の高いイベント体験を実現することができ、より深いエンゲージメントとより多くの機会を生み出すことができるのです。
イベントプランナーのための選択肢を提供する
パンデミック後の状況において、柔軟性と選択肢を求めているのは参加者だけではありません。イベント主催者もまた、ハイブリッドイベントがもたらす俊敏性を必要としているのです。主催者は、バーチャルイベント製品を導入していない場合、予期せぬ事態が発生したときに、対面式イベントの開催を断念せざるを得ないことを痛感しているのです。そしてもうひとつ、彼らは今新しい枠組みの中で仕事をしています。 すべての参加者、講演者、スポンサーが出張を希望するわけではありません。すべての企業が、パンデミック大流行前の水準でイベント活動に資金を提供してくれるとは限りません。
幸いなことに、ハイブリッド・イベントによって、イベント主催者はイベントの計画を立てる際に、さまざまな可能性を検討できます。規模や場所といった従来の境界線がなくなったことで、イベントはより多くの聴衆を集め、スピーカーやスポンサーを幅広く集め、より深い内容の議題を提示し、より長い時間軸で実施することができます。ここでもテクノロジーが大きな役割を果たします。経験豊富なイベントプランナーは、イベントの KPI を達成するハイブリッドイベントをシームレスに計画・実行するために必要な多様性を与えてくれる イベントソリューションプロバイダーに注目するでしょう。
対面式、ハイブリッド式、バーチャル式のイベント機会を無数に提供
6Connex/Eventoryでは「参加者の平等性」、つまり、対面式とバーチャル式の参加者のイベント機会に差がないことを顧客ベースに推奨しています。そしてそれを実現するために、多くの機能と特徴を提供します。一部のお客様は、スポンサーブースや参加者セッションなどでスキャンするQRコード形式のデジタルバッジを利用し、すべての参加者の行動を同じように追跡することができます。また、イベント前や会期中に参加者にアクティビティやコンテンツ、コンタクトなどを推奨し、プッシュ通知でイベント体験をパーソナライズして、エンゲージメントを高めることもできます。また、1:1チャット機能を取り入れており、参加者が直接会う参加者やバーチャルな参加者を簡単に見つけ、つながることができます。また、用意したバーチャル環境をイベント後のマーケティングに活用し、人気のあるコンテンツを週刊ブログシリーズやソーシャルメディアキャンペーンに再利用し、露出の機会を増やしている企業もあります。
また、アクティビティの測定基準について、イベント登録から行動データ、セッションの評価まで、レポートツールはイベント主催者にイベントの成功を証明し、販売とマーケティングの機会を特定する無数の方法を提供します。
イベント・スポンサーへの選択肢の提供
AIM Group Internationalによると、72%の企業スポンサーがハイブリッドイベントへの参加に関心を持っています[7]。ハイブリッドイベントでは、スポンサーがより多くの聴衆にアクセスできるようにします。オーディエンスが多いということは、リードプールが多いということであり、パイプラインにある収益が多いということです。 聴衆の参加に関して言えば、ハイブリッドイベントソリューションは、スポンサーが参加する方法をより多く提供します。バーガーキングのキャッチフレーズは「Have it Your Way」でしたが、これはハイブリッド・イベント・スポンサーのための言葉だと私たちは考えています。
・従来のブース（対面式、バーチャル/ウェビナー）を選ぶことができる
・デジタルバナー広告を表示する
・ビデオ・コマーシャルを流す
・モバイル用イベントアプリでモバイルプッシュ通知を送信することができます。
・グッズを配布（郵送）することもできます
イベント開催前からイベント当日、イベント終了後まで、コンテンツの量・形式に制限はありません。
1:1チャット、ライブストリーム、ブランディング、そして特に人気のあるゲームなど、ハイブリッドなスポンサーシップのメニューを構築するために技術を活用することで、データ分析がスポンサーにも利用でき、リードの正確な特定と効果的な育成、トレンドの把握、ROIの測定が可能になります。
プレゼンターのための選択肢を提供する
イベントの価値を高める重要な要素は、コンテンツと新たな情報の取得です。ハイブリッドイベントでは、主催者やプレゼンターにとって、アジェンダを構築する上で柔軟性と選択肢を提供することができます。移動時間や時間的な制約がなくなることで、これまで手が届かなかったプレゼンターに突然アクセスできるようになり、新しい聴衆の目に触れ、聴衆は新しい、需要のある登壇者のセッションにアクセスできるようになります。さらに、プレゼンターは自分のコンテンツを最も快適に共有できるメディアを選ぶことができます。例えば、あるプレゼンターはライブでコンテンツを共有し、別のプレゼンターは事前にメッセージを録音しておくということも可能です。
聴衆の参加方法、聴衆とプレゼンターの交流方法は無限です。弊社では、イベント前にコンテンツを共有してスピーカー・セッションに参加者を集め、セッション中にライブ投票やQ&Aなどのツールを活用して、聴衆とスピーカーを結びつけることを顧客に勧めています。セッション終了後は、マッチングツールやネットワーキングラウンジを利用して、参加者とスピーカーが出会うことができます。イベント終了後は、バーチャルな場を長期的なマーケティングに活用することで、プレゼンターはさらなるパブリシティを得ることができます。
ハイブリッドイベントのセールス＆マーケティング・ツールとしての利用
イベント参加に際しての障壁を取り除くことで、潜在的なリードの数を増やし、主催者はそのリードに対してパーソナライズされた体験を提供することができるようになります。さらに、イベントからメディア体験へと変化する能力により、継続的にセールスのパイプラインを供給することができるのです。 ハイブリッドイベントは、ニュースサイトと同様に、長期的なオンデマンドコンテンツのフォーマットとエンゲージメントの機会を提供することができます。 実際、ハイブリッドイベントの常緑性を活かし、ソーシャルメディアや有料のマーケティングチャネルを通じてバーチャルコンテンツを定期的に宣伝し、参加者をリピーターとして確保している企業もあります。このようにして、企業はハイブリッドイベントを継続的な収益源に変え、その仮想機能を利用して製品を販売したり、サードパーティの広告を宣伝したり、参加者をスポンサーの Web サイトに誘導しているのです。
6Connex/Eventoryは、対面式・仮想式・ハイブリッド式のイベントテクノロジーのリーディングプロバイダです。当社の安全なクラウドベースのプラットフォーム：Eventoryでは、オーディエンスのリーチを広げることができます。マーケティング、セールス、リクルート、トレーニング、HRの各コミュニティに深いコンテンツエンゲージメントをもたらし、世界中でオンラインイベントを成功に導きます。当社の製品ポートフォリオには、バーチャル環境、学習管理、ウェビナーなどがあります。対面式、ハイブリッド式、バーチャル式のイベントソリューションに、より多くを追及してください。
Sources:
[1] Forbes.com – Four Reasons Your Company Should Pivot To Hybrid Events [2] PR Newswire – 6Connex’s Virtual Venue Platform Supports USC Commencement Ceremonies [3] Interprefy [4] Snapbar [5] CaptionIT [6] Walls.io [7] International Conference Partnership – INCON Partner News 2020 [8] YouTube – Vintage Burger King Commercial – Have it Your Way – 1974