イベントの完売は、常に幸せの理由なのか？4Developersのケーススタディ
イベントの成功を予測するのは難しいです。主催者は往々にして、自分たちがやろうとしていることを過小評価したり、あるいは単に関心の度合いや参加者の規模を見誤ったりするものです。参加者全員が会場に入りきらないことは、大きなストレスの原因になりかねません。また、自分のカンファレンスが完売したイベントの一つであり、とても人気があったということは、ちょっとした自慢にもなります。しかし、そのような事態を防ぐために、私たちにできることはないのでしょうか。
観客の量よりも質を見極めることが重要であるにもかかわらず、参加者数はイベントの成功指標の1つとして最も分かりやすいものです。結局のところ、すべての主催者の夢は、完売したショーと、イベントを楽しむ参加者でいっぱいの会場を持つことです。来場可能人数の見積もりは難しく、常に誤差をマークする必要があります。しかし、おおよその来場者数を把握することで、イベント開催を有利に進めることができます。
同じ出席率のコインの２面性
参加者数の見積もりは、様々な要素を考慮する必要があります。実は、これはイベント運営でよく直面する問題の一つです。時には天候に左右され、よく晴れた日に参加者が多く集まることもあれば、完璧に準備されたアジェンダが集客に貢献することもあります。このように、固定的な要因と予想外の要因の両方が参加者数に影響を与えるため、イベントの参加者数を正確に決められない場合でも、動揺する必要はありません。
イベントのずっと前から参加可能人数を予測するのは、正確性に欠ける可能性がありますし、ほとんどの場合、とにかく妥当な人数を当てるのは不可能に近いことです。大切なのは、この問題を客観的に見ることで、イベントの準備をすることができるのです。
通常、イベントの主催者は、イベントに過度の信頼を置くか、むしろその逆で、参加者レベルが低いことを想定してネガティブなシナリオに賭けるかのどちらかです。どちらの場合も、イベントの成功に影響を及ぼし、何らかの問題を引き起こす可能性があります。
楽観的すぎる予測
想像してみてください、あなたは新しいカンファレンスに夢中になっています。参加者は、最高のスピーカーが提供する真に本質的な知識を得る機会があると確信しています。講演の合間には多くのアトラクションが用意され、ネットワーキングの条件も完璧です。あなたは、参加者のために用意されたこれらの素晴らしい機会のすべてを見て、また、あなたのイベントに観客を引き付ける方法を知っていて、大変多くの観客があなたのイベントに来場することを想定しています。あなたはどうしますか？広々とした会場を予約し、スピーカーやアトラクションに目を見張るような予算を投じるのです。
そして、天候に翻弄されたり、競合するイベントが現れたりして、思ったほど熱狂的なファンが集まらないカンファレンスであることが判明するのです。こうなると、広々とした会場は「虚しさ」の意味を如実に表しています。投資したお金は戻ってきません。イベントのROIはチケットの売り上げと同じで貧弱です。参加者は周りの空いたスペースからあなたの失敗の兆候を感じ、講師は聴衆の大きさに満足できないのです。
さて、「多ければ多いほど良い」という予言は、うまくいかなかったと思いませんか?
消極的すぎる予測
もうひとつのシナリオは、イベントの特性を慎重に評価することから始まります。あなたは、そのイベントが潜在的な参加者にとって実質的な価値があることを知っています。ターゲットグループを分析し、彼らの希望に沿ったアジェンダやアトラクションを準備しました。そして、会場を探しますが、万が一、投資回収ができない場合に備えて、あまり大きな投資はしないようにします。その後、イベントに参加したい人たちが集まり、登録作業が始まります。その結果、どうなったでしょうか？
その結果、予定日のかなり前に受付を終了せざるを得なくなります。そして、そこにあるのは、完売した公演です。結局、会場のスペースは限られているし、保安基準に抵触する危険もありません。前述の状況は間違いなく満足できる理由ですが、あなたのイベントのチケットを手に入れられなかった人たちの一般的なフラストレーションを助長することになりかねません。ある意味、特別な人たちだけに狙いを定めているようなものです。同時に、もしあなたの予測がもっと楽観的であれば、チケット販売でもっと稼ぐことができたかもしれません。つまり、せっかくのROIの可能性を無駄にしているのです。
このように、参加者数の計算ミスは、ある意味、組織的に多くのトラブルを引き起こす可能性があります。たかが新人のミスだと思うかもしれませんが、どんなに優秀な人でもそのような状況に陥ることがあるのです。4Developersの主催者であるPROIDEAは、イベントの可能性を過小評価することがどういうことかを、豊富な経験を持つイベントマネジャーが学びました。その実態を見てみましょう。
4Developers イベントチケット完売の事例
4Developersの主催者は、ポーランドのITコミュニティのための学際的なフェスティバルが、毎年対象者の大きな関心に応えていることを知っていました。彼らは、このイベントをこの種のイベントの中で最高のものにするために、自分たちの経験や技を駆使しています。ワルシャワで開催されるメインエディションでは、さまざまな講演に参加したり、追加のアトラクションに参加したりできる数千人の愛好家が集まります。
このオールポーランドのイベントの大成功に伴い、4Developersのローカルバージョンが登場しました。そこで、主催者側の緻密な計算が功を奏しました。4Developersのローカルサテライト（ローカル版の呼び方）の登録を開始したところ、参加者の数が非常に速いペースで増えていったのです。その結果、このプロジェクトをコーディネートしたPaulina Małochaをはじめとする主催者は、あまりの関心の高さに、早々に登録を締め切らざるを得なくなったのです。
このため、イベント主催者は、参加者を制限する必要がありました。このため、新しいプログラミング技術を学ぶために会場に足を運ぼうとする多くの人が、イベントに参加する機会を失ってしまったのです。パウリナは、自分たちが企画したサテライトのいくつかに、これほど大きな可能性が秘められているとは思わなかったと言います。
地方版には、かなり警戒して臨みました。同時に、私たちの調査は、潜在的な参加者の数を予測できるほど正確ではなかったことも認めざるを得ません。
ーPROIDEAカンファレンスマネージャー PAULINA MAŁOCHA氏
予定より早く受付を締め切ったにもかかわらず、イベントは大成功に終わりました。しかし、もっと適切な調査と予測があれば、イベントのチケットを手に入れるためのストレスや競争は避けられたかもしれません。パウリナによると、4Developersの主催者は失敗から学び、次回のイベントではこのような事態を二度と起こさないようにするとのことです。より多くの参加者がカンファレンスに参加できるよう、次回はより大きな会場を確保するそうです。
動員可能人数に関する事前調査の重要性
このように、どんなに優秀で経験豊富な主催者でも、実際の参加者数に近い数を見積もるなど、イベント運営で直面する問題には悩まされることがあります。正確な計算を妨げる多くの予測不可能な要因が、予測を引き伸ばしてしまうのです。しかし、調査を完璧に近づける方法があります。それは、イベント前のアンケート調査です。
フィードバックは、イベントの終了時に行われることがほとんどです。しかし、ターゲットグループのオーディエンスに提供されるイベント前のアンケートは、イベントに来てくれる人たちからの生の情報を得ることができます。イベントのウェブサイトやEventoryなどのプラットフォームにフィードバック・フォーム（アンケート）を活用することで、イベントに対する潜在的な関心を適切に把握することができます。
また、事業のためにFacebookのイベントを作成した場合、どれだけのユーザーが参加表明したかを確認します。それによって、どの程度のオーディエンス規模が期待できるかがわかるかもしれませんが、それを確認するためのアンケートも忘れてはいけません。結局のところ、私たちは皆、何千ものFacebookイベントに「参加」して実際は参加せずに過ぎてしまったことがありますよね？
主催する参加者の数が正確に当たらないかもしれないという事実は大変なことかもしれませんが、参加者数の予測を省略することはできないことを覚えておいてください。参加者の人数を見積もることで、時間、費用、ストレスが軽減され、また、最も重要なことは、来ることを望むすべての参加者のためにイベントを準備することができることです。イベントの企画を思いついたとき、誰もがそう思うのではないでしょうか。
