イベント後のフィードバック収集のノウハウ
今回も、アンケートをどのように作成するか、そしてフィードバックをどのように集めるかについて学びましょう。ただアンケートを用意するだけでは、参加者はそれに答えてくれません。参加者が貴重な情報を提供するための最後の努力を促すために、簡単で魅力的なものにする必要があります。有益な情報を得るために、参加者にどのような質問をすべきか、フィードバック収集のノウハウTOP6を確認していきましょう！
１，質問数
質問数は非常に重要なポイントです。主催者としては、20以上の質問に完全に答えてもらいたいところですが、参加者は貴重な時間をそんなことに費やしません。質問数が少なければ少ないほど、すべての質問に回答してもらえる可能性が高くなります。3つの質問から始まり、最大で12問が安全な数です。これ以上質問を増やすと、途中で断念される可能性が高まります。
２，さまざまな種類の質問
主催者はオープンな質問を好みますが、参加者はそれを好みません。それらの質問は、答えるのが最も難しく、回答するのに多くの時間と労力を必要とするからです。ではどうすれば良いのでしょう？アンケートをより魅力的にするために、差別化を図りましょう。すべての質問をオープンにしないことです。はい/いいえの質問、回答の選択肢が記載されている質問、参加者が特定の側面について評価できる質問などを追加しましょう。
３，アンケートの種類
デジタルとアナログ、どちらのアンケートが効果的なのでしょうか。過去には、紙のアンケートは唯一、書面によるフィードバックを得るための効果的な方法であったが、デジタルコミュニケーションは、オンラインのものの人気を高めています。マッキンゼーの調査でも、デジタル技術の活用が成長を牽引していることが示されており、環境に配慮したソリューションが求められています。 ここではオンライン・アンケートの利点をご紹介します。
スピード – オンラインアンケートはすぐにアクセスでき、メール、ソーシャルメディア、ウェブサイトへの埋め込みなど、複数の方法で作成することができます。また、モバイルアプリのアンケートも素晴らしい解決策です。
分析 – リアルタイムの結果を表示し、収集したデータの詳細な分析を実行できることは、大きな利点です。自分ですべての紙を数える必要がないため、時間を大幅に節約することができます。テクノロジーに任せてしまいましょう。
価格 – 紙代、印刷代、電話インタビュー代は不要です。オンラインアンケートは、無料で利用でき、モバイルアプリケーションでも利用できます。
セキュリティ – データのセキュリティは、今日最も重要な問題の一つです。オンライン調査の場合、データへのアクセスはパスワードで管理することができます。
４，フィードバックを求める際のタイミング
イベント終了後、参加者の記憶がまだ新しいうちに、すぐにフィードバックをお願いしましょう。最終日の昼食後、アンケートの案内を始めましょう。イベント後のアンケートは、メールやモバイルアプリケーションで送信したり、アンケートのリンクを手動で共有したりすることができます。あなたのイベントで最も理にかなっていて、参加者が最もアクセスしやすいアンケート配信方法を選んでください。
さらに、イベントの前にアンケートを実施することも可能です。これはフィードバックにはなりませんが、イベントの方向性に影響を与えるかもしれません。参加者は、誰に講演をしてもらいたいか、二次会はどこにするか、ビジネスネットワーキングのゾーンが必要だと感じるかなど、提案することができます。可能性は多数あります。すべては主催者の知識と、ニーズと期待次第なのです。
企業によっては、事前のフィードバックアンケートを利用して、適切な交通手段を準備したり、部屋を手配したり、社員が会社の慰安会でどのような音楽を希望しているかを知ったりしているところもあるようです。基本的に、事前に行われる調査は、参加者のニーズを満たし、多くの時間を節約する可能性を与えているのです。
５，リマインダーの力
適切な数の質問を用意して完璧に準備されたオンライン・フィードバック・アンケートは、フィードバック収集作業の大きな部分を占めますが、それがすべてではありません。イベント参加者にアンケートに回答するよう説得しなければならないのです。これが最も難しい部分です。まずは、ご紹介した方法のヒントをうまく活用してください。これらはあなたに有利に働くはずです。
次に大切なのは、リマインドです。当たり前のように思えますよね？しかし、悲しいことに、主催者はこの方法を使うのを忘れたり、その効果に気付かなかったりする傾向があります。では、数字で検証してみましょう。主催者がEventoryを使用していた2つのイベントを比較してみます。最初のイベントでは、100人の参加者がありました。主催者は749の評価とコメントを集めました。2つ目のイベントは、同じく100人の参加者で、108の評価とコメントが集まりました。違いは、より良いフィードバックが得られた方では、期間中（および終了後）、参加者はアンケートに関するリマインダーを数回受け取ったことです。
参加者がフィードバックを記入するのに最適で最も簡単な方法は、アンケートへ直接誘導する通知です。「今ここで」アンケートに回答する動機付けになります。また、満足のいく結果が得られず、回答数が少なすぎて結論が出せない場合は、会議の1〜2日後にリマインダーを送信することも可能です。
６，私たちは皆、贈り物が好きです
参加者は、あらゆる種類の賞やコンペティションを喜ぶものです。アンケートを回答する価値のあるものにするためのインセンティブは、大きなものである必要はありません。特に、あなたがしていることを評価し、より良くすることで利益を得るような活発なコミュニティを持っている場合、人々の善意に訴えることが功を奏することもあるのです。
また、ペン、ノート、マグカップなどの小さなプレゼントでも、参加者を納得させることができる場合もあります。もしリソースがあれば、アンケートに答えてくれた人の中から抽選で、モバイルバッテリーやマスコットなど、より価値のある賞品を贈ることができます。協賛企業との協力により、参加者の満足度を上げることができ、協賛企業もプロモーションの効果を得ることができる、Win-Winの関係を築くことができます。
イベント運営を成功させるには、継続的な改善が必要です。同じ失敗を繰り返さないためには、フィードバックが最も重要です。参加者の経験やアドバイスに従えば、イベントの回数が増えるほど、より大きな改善が見られるはずです。是非この記事の提案をさっそく実践してみてください。