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最新の来場者管理システムでイベントを成功に導くためのヒント

イベント担当者のよくある悩みと最新の来場者管理システム

イベント担当者の皆さまは、日々の企画や運営でさまざまな課題に直面しているのではないでしょうか。特に、来場者の情報管理は手間がかかり、当日の受付対応に時間がかかってしまうことで、スムーズな運営ができないという声をよく耳にします。来場者の行動を正確に把握して、その後のマーケティング活動に活かすことが難しいという悩みもあります。

こうした課題を解決するために、イベント管理システム（※1）の導入を検討される方も多いでしょう。しかし、システムが複雑で使いこなせなかったり、他のツールとの連携ができずに、結局データを手作業で移動させる手間が発生したりすることもあります。このような悩みを解決するのが、最新の来場者管理システムです。単に参加者の情報を登録するだけでなく、イベントの成果を最大化するための様々な工夫が凝らされています。

（※1）イベント管理システム：イベントの企画から集客、参加者管理、データ分析まで一連のプロセスを効率化するツールの総称です。

なぜ今、最新の来場者管理システムが必要なのか

イベントの成功は、単に来場者が多いことだけでは測れません。イベントをきっかけにビジネスにどう繋がったのか、その成果を可視化することが重要です。

最新の来場者管理システムが必要とされる理由は、主に以下の3つが挙げられます。

1. 来場者情報の正確な管理と活用

イベント当日に紙の名簿やスプレッドシートで来場者情報を管理していると、入力ミスや紛失のリスクが常に伴います。また、手作業ではリアルタイムな情報更新が難しく、受付に時間がかかってしまう原因にもなります。

最新のシステムを導入することで、来場者の事前登録から当日のチェックインまでをオンラインで一元管理できます。これにより、データの正確性が保たれるだけでなく、スムーズな受付対応が実現します。

2. データに基づいた効果測定

イベントを開催したものの、「結局、どれくらいの人が来てくれたのか」「どのセッションが人気だったのか」「誰が見込み顧客なのか」といった疑問に明確に答えられないケースは少なくありません。

最新の来場者管理システムは、来場者の行動データを自動で収集・分析する機能を備えています。例えば、誰がどのセッションを視聴したか、どのブースを訪れたかといった情報を可視化することで、イベントの投資対効果（ROI）を正確に把握できます。

3. イベント後のフォローアップを自動化

イベントで獲得したリードは、迅速なフォローアップがなければ機会を逃してしまう可能性があります。しかし、イベント後には多くの業務が山積みで、全ての来場者に個別のフォローアップを行うのは現実的ではありません。

最新の来場者管理システムは、マーケティングオートメーション（MA）ツール（※2）と連携することで、イベント後のフォローアップを自動化できます。例えば、特定のセッションに参加した人にのみ、関連する資料を自動で送付したり、見込み度の高い来場者にだけ営業担当が個別に連絡するといった仕組みを構築できます。

（※2）マーケティングオートメーション（MA）：マーケティング活動を自動化・効率化するツールのことです。見込み顧客の管理やメール配信、行動履歴の分析などを行います。

国内外の事例と成功ストーリー

海外の事例に学ぶ来場者管理の最前線

海外のイベント業界では、来場者管理システムはイベント成功に不可欠なものとして広く認識されています。

大規模カンファレンスにおける入場時間の短縮

ある大規模なテクノロジーカンファレンスでは、事前に参加者に発行したQRコードを活用したチェックインシステムを導入しました。このシステムにより、来場者の入場時間を1人あたり平均で30秒短縮することに成功しました。受付スタッフの負担軽減にも繋がり、より質の高い来場者対応が可能になりました。

リアルタイムデータ分析によるコンテンツ改善

ヨーロッパで開催されたBtoBマーケティングイベントでは、来場者の行動データをリアルタイムで分析するシステムを導入しました。どのセッションが人気で、どの展示ブースに多くの人が集まっているかを把握することで、イベント中に急遽追加セッションを設けたり、人員配置を調整したりといった柔軟な対応が可能になりました。

参加者満足度を向上させたマッチング機能

アメリカのある業界イベントでは、来場者管理システムに組み込まれたAIを活用したマッチング機能を導入しました。参加者の興味関心や役職、企業規模といった情報に基づき、最適な参加者や出展企業をレコメンド。これにより、参加者同士の商談件数が前年比で25%増加し、参加者満足度を大きく向上させました。

国内での活用事例とその効果

日本国内でも、最新の来場者管理システムの導入が進んでいます。

製薬会社A社のウェビナー事例

製薬会社のA社は、新製品に関するウェビナーを毎月開催していました。以前は、参加者の管理をスプレッドシートで行っており、イベント後のフォローアップが遅れることが課題でした。

そこで、Eventoryの参加者のスコアリング機能を導入しました。参加者の視聴時間やアンケート回答、チャットでの発言などをスコア化し、見込み度の高い参加者を自動で特定できるようにしました。その結果、ウェビナー終了後1週間以内に営業担当者がフォローアップを行ったところ、商談化率が前年比で20%向上しました。

製造業B社の展示会事例

製造業B社は、大規模な展示会に出展する際、来場者管理とイベント後のフォローアップに課題を抱えていました。EventoryのQRコードによるチェックイン機能とブース訪問履歴のトラッキング機能を活用することで、どの来場者がどの製品に興味を持ったかを正確に把握しました。イベント後には、来場者の興味関心に合わせて内容を個別最適化したフォローメールを自動で送付した結果、資料請求後の成約率が15%改善しました。

IT企業C社のコミュニティイベント事例

IT企業C社は、技術コミュニティ向けのイベントをオンラインで開催しています。これまで、参加者同士の交流が限定的であることが悩みでした。

Eventoryの参加者同士のオンライン商談機能やライブコミュニケーション機能を活用することで、参加者が自由に交流できる場を設けました。その結果、イベント後のアンケートでは、「他の参加者と交流できてよかった」という声が多数寄せられ、コミュニティの活性化に大きく貢献しました。

これらの事例からも、最新の来場者管理システムを導入することが、単なる運営効率化にとどまらず、具体的なビジネス成果に直結することがわかります。

Eventoryが解決するイベント担当者の課題

企画から事後フォローまで一貫した運用

Eventoryは、イベントの企画から運営、そして事後の分析までを包括的に管理できるイベント管理システムです。オンラインからオフラインまで、あらゆる形態のイベントに対応しており、イベント担当者のさまざまな悩みを解決します。

Eventoryの大きな特徴は、来場者の登録から、イベント当日のチェックイン、さらにはイベント後のフォローアップまでをシームレスにつなげることです。これにより、データが分断されることなく、一貫したマーケティング活動が可能になります。

課題解決のためのEventoryの機能とメリット

1. 煩雑な業務を効率化する機能

イベントLP作成／登録フォーム：専門知識がなくても、魅力的な告知ページや登録フォームを簡単に作成できます。
チェックイン・出場管理：QRコードを使ったスマートな受付で、当日の混乱を解消します。
複数のイベントを横断した管理：複数のイベントを同時開催する場合でも、ダッシュボードで一元管理できます。

2. イベントの成果を最大化する機能

参加者のスコアリング機能：来場者の行動データ（視聴時間やアンケート回答など）に基づき、見込み度を自動で評価します。
視聴データリアルタイム確認：どのセッションが人気か、誰が熱心に視聴しているかをリアルタイムで把握できます。
参加者同士のオンライン商談：オンラインイベントでも、参加者同士が個別に商談できる場を提供します。

3. 他ツールとの強力な連携

外部MAツール連携機能：Eventoryで取得した来場者情報を、既存のMAツールに自動で連携させることができます。
顧客管理（CRM）：イベント参加者の情報を一元管理し、次のアクションにつなげます。

まとめ：最新の来場者管理システムを活用してイベントの成果を最大化する

最新の来場者管理システムは、イベント運営を効率化するだけでなく、イベントの成果を最大化するための強力な武器になります。

Eventoryは、来場者管理を核としながら、マーケティングツールとの連携やBtoBイベントに特化した機能を備え、イベント担当者の課題を包括的に解決します。イベントの成功には、緻密な計画と効率的な運営、そしてデータに基づいたフォローアップが不可欠です。Eventoryの活用により、イベントの価値をさらに高め、ビジネスの成長につなげることができます。

もし、イベント運営についてお悩みでしたら、お気軽に資料請求やお問い合わせをしてみてください。貴社のイベントを成功に導くためのヒントが、きっと見つかります。