チームの時間を無駄にしないために 仕事における時間の無駄遣いトップ5
現実の生活には、停止や巻き戻しのボタンはありません。したがって、自分とチームの時間を適切に管理することが、仕事の責任を果たすための鍵になります。しかし、そこには落とし穴があります。日常業務では、チームメンバーの効率を低下させる古いパラダイムに直面することがあります。仕事における時間の浪費家は、チームがKPIを完了するのを遅らせたり、妨害したりするのです。どうすればそれを防ぐことができるのでしょうか。
効果的な時間管理は、従業員と組織全体の双方に多くの利益をもたらします。チームの生産性、仕事へのモチベーション、目標達成のチャンスを増やし、彼らのストレスのレベルを下げることができるのです。
職場の生産性を高めるには、さまざまな可能性があります。しかし、チームを変える解決策につながる道のりの第一歩は、チームの時間の浪費を引き起こすウィークポイントを知ることです。
以下、そのトップ5を紹介します。また、Eventoryのプラットフォームを例に、それらを簡単に防ぐ方法を紹介します。それでは、カウントダウンを始めましょう。
職場における時間の無駄遣いトップ5
職場には、従業員の時間を奪い、会社に多くの損失をもたらす基本的な時間の浪費がいくつかあります。ここでは、ソリティアゲームや水入らずの会話のようなものについては書きません。多くの場合、それらは従業員のモチベーションや適切なタスクの割り当てに関連するものだからです。代わりに、組織内のルールに直接起因する、仕事中の時間の浪費に焦点を当てます。ここでは、最も重要なものを紹介します。
第5位：組織とコミュニケーションの混乱
仕事における主な時間浪費のひとつに、組織とコミュニケーションの混乱があります。会社に関係する人々が不完全で信頼できない情報を受け取ったり、タイムリーに受け取れなかったりする事態を招きます。
特に、イベント開催などの大きなタスクや、イベント関連の記事の場合、悲惨な結果を招くこともあります。チームの不正確なコミュニケーションは、以下を引き起こす可能性があります。
- 滞留タスクの連鎖
- 財務上の損失
- ビジネスの失敗
例えば、こんな状況を想像してみてください。チケットはすでに購入済み、交通手段も決まっている。出発前日になって、誰も最新のチラシを用意していないことが判明し、ロールアップもどこかに消えてしまった。原因は、明確なコミュニケーションとタスクの割り当ての欠如です。
この時間の浪費には、もう一つ影があります。チームと社内のコミュニケーション不足も、結果的に誤解を生み、社員同士の嫌悪感を増大させます。
タスクの整理とコミュニケーションを強化する方法
すでに述べたように、Eventoryプラットフォームの例を用いて、それぞれの時間浪費によるタイムロスを簡単に防ぐ方法を紹介します。
情報の流れを一元化し、プロジェクトに関わるすべてのチームメンバーにリアルタイムの最新情報にアクセスできるツールをチームに提供すれば、組織やコミュニケーションの混乱は解消されるはずです。また、重要な連絡先を一箇所にまとめておくことも、イベントの成功に欠かせません。HackYeahのオーガナイザーは、ハッカソンでWi-Fiに障害が発生した際に、それを身をもって学びました。
第4位：ツールという名の疫病神
とんでもなく多くの組織的な解決策は、チームに好ましくない混乱をもたらします。また、複数のツールを使いこなすために必要な一連のスキルを従業員に習得させる必要があります。そのため、従業員を何度もトレーニングに参加させたり、数え切れないほどのマニュアルを読ませたりする必要があります（それでも、いくつかのツールを使いながら暗闇の中で手探りすることになります）。
もちろん、これは完璧な世界での話です。実際には、従業員は、自分が暗記しているツールや、使わなければならないツールなど、選ばれたものだけを使うことになります。その結果、通常、あまり正統的でない方法で取得するデータの一部しか得られません。しかも、ほとんどの場合、さまざまなソースからデータを取得しています。ツールからツールへの連続的な切り替えは、彼らの時間を消費し、結果を混乱させます。また、使い慣れないソフトウエアを使わなければならない場合も同様です。
しかし、これだけではありません。あまりにも多くのツールを使用すると、異なるソースからのデータ間の統合ができなくなります。データの違いがどこから来るのかを探し、複数の異なるソースからのレポートをくっつけることは、従業員の時間を無駄にすることになります。もし、信頼できる1つのソースからワンクリックでレポートが得られたら、どれだけ便利でしょうか。
ツールの数を減らして、現場の生産性を上げるには
完全なマーテックエコシステムを目指す。絶え間ないアップデートやコストのかかる追加を必要としません。誤解しないでください。あるプラットフォームから別のプラットフォームで情報を完結させるのは良いことです。請求書発行と販売など、目的別にツールを使い分けるのもよいでしょう。しかし、1つの領域に多くのものを持ちすぎても、決して良い結果にはなりません。
そして、次はその例です。あなたがイベントを開催するとします。メールマーケティングプラットフォーム、プッシュ通知システム、CMS、CRM、マーケティングオートメーションプラットフォームを別々に持っているとします。イベント開催の進捗は、情報によっては遅延が発生するため、誰も知りません。チームメンバー全員が同じように理解していないため、一部のプラットフォームが十分に活用されていない、または誤用されているなど、情報の流れが滞ってしまいます。そして最終的には、どのデータが最も信頼できるのか、誰もわからなくなってしまうのです。
もしあなたがEventoryをエコシステムとして使っていれば、このような災難は避けられます。すべての情報はリアルタイムで更新され、データの紛失や変更はなく、1～2回のクリックですべてのレポートが作成されます。
第3位：透明性のあるKPIシステムの欠如と相まって結果を追跡していない
透明性のあるKPIシステムにより、定期的な活動の質を容易に評価することができます。また、その費用対効果を管理することも可能です。多くの部署では、このようなシステムが何年も前から機能しています。そして、人々に目標志向のマインドセットを与えています。
残念ながら、経験（と調査）によれば、これがすべてのマーケティング部門に当てはまるわけではありません。Demand Gen Reportの調査に参加したマーケティングスペシャリストの大多数は、自分たちの効果を測定し実証するためのさまざまな課題に日々直面していることを指摘しています。
その結果、タスクと格闘しているフラストレーションの溜まった社員たちがいるのです。彼らは、優先順位付けに時間を浪費しています。レポーティングに合理的とは思えないほど時間がかかっています。そして、一日の終わりには、自分たちの行動の効果を誰も見ることができないため、会社のお金を何に使ったのか、誰も知らないという声を聞きます。幸いなことに、このようなことは避けることができます。
KPI – 職場の生産性を向上させるシンプルな方法
これは簡単です。Eventoryは、オフラインイベントのあらゆる側面を測定するのに役立つ分析プラットフォームです。以下のようなパラメータを確認することができます。
- 会場の混雑状況により、どのエキストラが最も多くの参加者を集めたかを知ることができます。
- 出展者の人気度から、来年は誰をプラチナパートナーにするべきか、また招待すべきではないかを知ることができます。
- ネットワーキング中の参加者同士の交流から、成功したネットワーキングかどうかを判断することができます。
- 講演中の聴衆とのインタラクションにより、どの講演者が最も聴衆を惹きつけたかを知ることができます。
- イベント中に発生したリードは、ROIを評価するために使用します。など
重要なものをすべて測定できれば、イベントにとって重要なKPIを簡単に選ぶことができます。チームは、自分たちのゴールは何か、成功したかどうかをどのように評価すればよいかを知ることができます。
第2位：離職率の高さ、コンピテンシー不足が原因
適切な能力やノウハウの欠如は、従業員にとって大きなフラストレーションとなります。例えば、イベント・マネージャーは、戦略家であり、主催者であり、コンテンツ・マネージャーであり、コンテンツ配信のスペシャリストである必要があるなど、様々な分野の知識を効率的に組み合わせる必要があるポジションに特に当てはまります。
残念ながら、すでに述べたイベントマーケティングマネージャーやソーシャルメディアスペシャリストのような特定のポジションで働くことは、数日でマスターできるという神話がまだ残っているのです。これらの職種は、若くて経験の浅い人ばかりです。ノウハウや実質的な知識に関しては、一人で取得しなければなりません。それは、このポジションに応募するずっと前に、前任者が業務の多忙さに不満を抱いて会社を去ってしまうことがほとんどだからです。その結果、どうすれば目標を達成できるのかわからなくなってしまいます。もちろん、一日の終わりには成果を報告しなければなりません。これが大きな不満となり、離職率をさらに高めることになります。
社員が辞めれば、会社にとって数々の問題が発生します。
– 有能な後継者の確保が急務である
– 会社からノウハウが流出している
– 新しい人材を育成する必要がある
コストが発生し、時間もかかります。従業員の離職率の上昇に伴い、新しい従業員の採用や適応に関わるコストが増加します。スタッフの変動は、企業活動や従業員の仕事のリズムを乱し、生産性や収益の減少につながります。
従業員の離職率を下げるにはどうしたらよいのでしょうか
この場合、まずは目標とKPIを明確に決めることでしょう。分析プラットフォームからのデータを利用します。イベント担当者であれば、当然ながらEventoryになります。また、社外イベントに参加してリードや新たなビジネスチャンスを生み出す営業担当や、採用活動を担当する人事担当などにも使えます。
このデータを使って、会社全体のマーケティング目標と組み合わせることで、チームとそのメンバーにとって現実的な目標を設定することができます。
次に、チームに提供したツールの使い方を学び、それを最大限に活用するためのスペースを作る必要があります。スペシャリストとマネジャーの間で知識の受け渡しの基準を設定する。ツールの数を減らし、誰にでも使いこなすチャンスがあるようにします。
イベントもまた、貴重な知識を得るための魅力的な方法となりえます。確かにコストはかかりますが、適切な人材と適切なイベントを選べば、その投資対効果は実に満足のいくものになるでしょう。Eventoryプランニング（Eventoryエコシステムの一部）のようなツールを使って、マネージャーはチームメンバーのイベント参加を追跡し、それらが訪問する価値があったかどうかを評価し、その結果、将来より良いものを選ぶことができるのです。
第1位：時間のかかる繰り返し作業の自動化ができていない
いまや自動化は必須です。平凡な繰り返し作業をデジタル・アシスタントに移管することができるのです。また、綿密なビッグデータ分析や緻密な作業が必要なタスクとの相性も抜群です。具体的な例で理解するのが最も簡単な方法です。
あなたのスマートフォンを見てください。あなたはおそらく、それがいくらで、どれだけ簡単に市販されているか知っているでしょう。ここで、スマートフォンのすべてのパーツが、人間の手によって組み立てられていると想像してみてください。そうすると、1つのモデルの価格がどれだけ上がるか、その変化がそのモデルのコストや入手性にどのような影響を与えるかを考えてみてください。そして、すべての携帯電話を作るのに、どれだけの時間がかかるかを想像してみてください。さらに、繊細な部品が人間ではなく、精密な機械によって組み立てられているとしたら、どれだけ自信が持てるでしょうか。
さて、自分のチームを見てみましょう。例えば、以下のような日常的な作業はいくつありますか？
- リードナーチャリングメールの送信
- イベントのゲストにアジェンダの変更を伝える
- フェイスブックキャンペーンの設定
- 報告書用データの作成
適切なツールを使えば、もっと簡単に、もっと速くできるはずです。もし、今日からその作業をやめることができたら、さまざまなチームのメンバーはどれだけの時間を節約できるでしょうか？
仕事の効率を上げるために、自動化をどう活用するか？
ソフトウェアを賢く利用することで、チームの日々の業務から、複雑さの度合いが異なる多くの繰り返し業務を取り除くことができます。この単純な行為は、彼らの時間を節約するだけでなく、特定のサービスの同じ、反復的に品質を担保することができます。このことは、ひいては、従業員がヒューマンエラーの影響を修正することに関与する必要がないことを意味します。適切なソフトウェアへの投資に対するリターンは非常に速いです。さらに重要なことは、これらのツールはチームメンバーの効率を明らかに向上させるということです。
実例をご紹介します。HackYeah の主催者は、参加者とのコミュニケーションを新たなレベルに引き上げたいと考えていました。Eventoryを使用することで、進行中の食事の配布や議題の変更について、1つのシンプルなメッセージで参加者に通知し、すべての参加者に自動的に送信することに成功しました。
この例は、自動化によってすべての参加者が最新情報を入手し、イベント体験を向上させることができることを示しています。また、イベントの準備に携わるすべての従業員の仕事の快適さと質を向上させることができます。
タイムマネジメント – 何に気をつけるべきか？
適切な時間管理は、会社全体に影響を与える非常に重要な要素です。時間管理の最適な方法、明確な目標の設定、時間の浪費の排除、従業員への適切なツールの提供を通じて、企業内のバランスを実現することができます。従業員のワークスタイルを変え、通常業務を遅延させる活動や行動を排除し、企業の成功を急上昇させる専門的なソリューションに資金を投入してください。
