イベント予算管理に関する25のヒント　Vol.１

年間予算の策定は、ビジネスの成功に欠かせない。しっかりと準備された予算の中から、企業は目標を達成するための資金を確保することになります。これにはイベントの予算も含まれます。では、どのようにイベント管理予算を作成すればよいのでしょうか。また、それを効果的に行うための一番のコツは何でしょうか。何よりもまず、イベントの目標を明確にし、イベント戦略を実行するために必要なイベント予算管理ソフトウェアを特定する必要があります。

イベント予算管理とは？

イベントに充てられる予算は、イベント・マーケティング戦略の重要な部分です。イベント予算を設定することで、計画を導き、創造性を刺激し、自由に使える資金を最大限に活用することができます。しかし、まずはイベント予算の適切な作成方法を知り、予算案を社内の権力者に売り込む必要があります。ここでは、イベント予算の基本をご紹介します。

堅実なイベント管理予算の作り方

イベント予算の作成は複雑です。時間をかけて、考えられるすべての項目（会場代、ケータリング、サプライヤーなど）と、予想される収入（参加者の登録料、スポンサーからの支払いなど）を検討する必要があります。

もうひとつ忘れてはならないのは、イベントのステークホルダーと御社の経営幹部がイベント予算を受け入れなければならないということです。したがって、ドキュメントを提供し、イベントがプラスのROIを実証できるようにすることが不可欠です。イベント管理予算が承認される可能性を高めるには、イベントの重要な要素を分析しましょう。これらは御社のイベント目標によって異なるかもしれません。例えば以下の項目がなどがあります。

• 固定費
• 変動費
• 予想利益
• 予想ROI
• キャッシュフロー残高

イベント予算管理のコツ

イベントの予算を立てる方法と、イベントの関係者に提示する必要がある変動費と経費がわかったところで、イベントの予算を管理するコツを見ていきましょう。

１．イベント予算スケジュール

事前に計画を始めましょう。イベント予算の計画は常に簡単ではありません。事前に必要なデータを集めましょう。そうすることで、イベント前に予算を更新する時間ができます。

２．時間枠を決める。

これは、経験豊富なイベント予算プランナーであれば当然のことのように思えるかもしれませんが、多くの人は予算の実際の期間を設定することの重要性を軽視しています。イベント計画がいつ始まり、いつ終わるのかを知ることで、計画に対するイベント支出を長期にわたってモニターすることができます。明確な境界線のないイベント予算は、重大な計算ミスにつながる可能性があります。

３．支払期限を忘れずに。

イベント予算は、出費を計画するだけでなく、その出費がいつ発生するかも重要です。支払期限を予算に加えることは不可欠です。そうすることで、支払期日や売掛金の期日を把握することができ、計画的なキャッシュフローを把握することができます。

４．スポンサーを探し、確保する

イベント計画の早い段階でスポンサーを獲得する。スポンサーを確保する際は、目標や価値観が似ている企業を検討する。そして、そのような企業に連絡を取り、スポンサーのメリットを強調して参加を呼びかけましょう。

５．不測の事態に備えた緊急時資金を準備する。

成功したイベントにも予期せぬ課題やリスクはつきものであり、ベテランのイベントプランナーは予期せぬ事態を想定することの重要性を理解しています。同様に、イベント予算を策定する際には、不測の事態に対処するための資金的なコンティンジェンシープランを確立することが極めて重要です。予算の一部を不測の事態に備えた資金に充てる。慎重を期し、必要な場合を除き、この予備費を使用しないことが肝要です。不測の事態に備えた資金は、あくまでも緊急事態のためのものであり、計画ミスのための余裕資金と考えるべきではないことに留意してください。

６．異なるバージョンの予算を用意する。

イベント予算の複数のバージョンを作成しましょう。将来の市場動向や会社のキャッシュフローを予測するのは困難な場合があるため、3つの異なる財務計画を持つことが賢明です。悲観的なシナリオは、コスト削減策が必要となるような不利な経営環境の変化を考慮したものです。最適シナリオは、計画通りの予算実施を反映する。楽観的シナリオは、予算の可能性を最大化するものである。これらの多様な予算シナリオを綿密に準備することで、状況の変化に適応するために必要な柔軟性と先見性が生まれ、イベントの効果的な財務管理が可能になります。

７．失敗から学ぶ

イベント・マネージャーは誰でも予算編成で失敗する可能性がある。大切なのは、その失敗から学び、改善することです。ですから、新しいイベント予算を立てる前に、過去のイベントの予算実績を振り返り、思慮深い決断を下しましょう。

８．投資収益率を重視する

イベントマーケティング戦略に目標が必要なように、イベントの財務戦略にも目標が必要です。お金や従業員の時間や労力といったリソースを、有形無形の利益が得られないイベント施策に浪費する意味はありません。予算を立てる際には、その投資がキャッシュフローと財務にどのような利益をもたらすかを見極める必要があります。

９．損益分岐点を特定する。

損益分岐点とは、総費用と総収益が等しくなる、つまり正味の損得がなくなるポイントのこと。収支均衡を保つために予算が必要とする収入です。したがって、イベントの予算を立てる際には、最低限生み出さなければならない収入を決定することが不可欠です。そして、損益分岐点をより収益性の高いものにするために、予算を反復することができます。

１０．ROIを予測する。

イベント予算に予測を含めましょう。イベントの費用と収入を計算したら、ROIを予測しましょう。

11. イベント予算はカテゴリー別に分ける

イベント運営予算を明確にするためには、明確なカテゴリーに分けることが不可欠です。イベント予算のスプレッドシートを使って整理してみましょう。こうすることで、透明性が高まり、予算配分や経費についてよく知らない人でも理解しやすくなります。以下のようなカテゴリーの使用を検討してみてください：

• 会場選びとレンタル予約
• 装飾や内装、雰囲気
• 備品・消耗品
• イベントのサービスと費用
• ケータリングと軽食
• 司会およびイベント・スタッフ
• オーディオビジュアル機材
• 当日の会場セキュリティ
• プロモーションとマーケティング
• 印刷物（ポスター、看板、チラシ）
• デジタル・マーケティング（ソーシャルメディア広告、検索連動型広告）
• ダイレクトメール
• 料金と支払い
• 契約企業や業者への支払い
• イベントスタッフおよび担当者への報酬

このイベント予算の内訳は、透明性を高め、イベントの計画プロセス全体を通じて支出配分の包括的な概要を提供します。

１２．予算の明確な目標を設定する。

イベントにとって経済的な成功とは何かを見極め、何を達成させたいかを概説することで、予算を適切に配分することができます。 例えば、トレードショーは大きなROIをもたらすかもしれませんが、顧客とのリーダーシップフォーラムは赤字になるかもしれません。

１３．予算編成は徹底して正確に。

イベント予算には、詳細な内容を盛り込むことを強くお勧めします。すべての支出を綿密に箇条書きにし、提案書や見積書などから実際のデータを入手し、経費を正確に割り出すことを忘れないことです。

いかがでしたか？次のに公開予定の後半記事では、残り12のヒントを公開予定です。

イベント予算のテンプレートを見つけると、調整内容に含めるべきものが明確になります。多くのイベント予算テンプレートはオンラインで入手可能で、”ベストシナリオ “や “不測の事態 “を考慮した予算（多くの場合、”ギブバック “や “雑費 “と表示される）を作成するのに利用できます。