イベント予算管理に関する25のヒント Vol.２
年間予算の策定は、ビジネスの成功に欠かせない。しっかりと準備された予算の中から、企業は目標を達成するための資金を確保することになります。これにはイベントの予算も含まれます。では、どのようにイベント管理予算を作成すればよいのでしょうか。また、それを効果的に行うための一番のコツは何でしょうか。何よりもまず、イベントの目標を明確にし、イベント戦略を実行するために必要なイベント予算管理ソフトウェアを特定する必要があります。
イベントの予算管理のコツ
イベントの予算を立てる方法と、イベントの関係者に提示する必要がある変動費と経費がわかったところで、イベントの予算を管理するコツを見ていきましょう。
1-13まではVol.1の記事内でご紹介します。こちらをご覧ください。
14.イベントごとに予算を立てる。
カレンダーにある各イベントの特徴を認識し、個別の予算を立てましょう。個々の予算を立てるための土台となるイベント管理予算テンプレートを1つ作成します。この戦略を採用することで、各イベント特有のニーズや要件を確実に満たし、より成功に導くことができます。
15. デジタル・マーケティングとオフライン・マーケティングの予算項目を分ける。
予算をカテゴリー別に配分する場合、オンラインとオフラインのマーケティング・チャンネルに別々の項目を設けることが重要です。デジタルマーケティングとオフラインマーケティングを別々に扱うことで、それぞれに十分な注意と資金を割り当てることができます。
こんなシナリオを想像してみてください： イベントプロモーションのために、さまざまなマーケティング戦略を網羅した包括的な予算を作成したとします。しかし、よくよく調べてみると、バラつきがあることに気づきます。イベントの計画ではオフラインでのプロモーションが多く、検索広告のリソースは限られている。このような状況が生じたのは、従来のマーケティングとデジタルマーケティングの間で予算が均等に配分されていなかったからです。このような不均衡を避けるためには、従来のマーケティングチャネル（印刷広告やダイレクトメールなど）とデジタルマーケティングチャネル（ソーシャルメディア広告や検索連動型広告など）の間で、資金と注意を均等に配分することが不可欠です。それぞれのマーケティングチャネルが持つ独自の強みとリーチを認識することで、イベントプランナーは予算活用を最適化しながら効果的なマーケティング戦略を立てることができます。
Eventoryを使えば、イベントプランナーは経費のリソース配分をさらに最適化できます。例えば、ターゲットを絞ったデジタルマーケティングキャンペーン、バーチャルブースの強化、スピーカーの起用などに資金を割り当てることができます。イベントプランナーは予算を正確に実行し、顕著な結果を出すためのツールとサポートを得ることができます。
16. イベント収入を予測する。
参加者、スポンサー、パートナーから得られる収入の総額を見積もる。受け入れ可能な最低限度額と、達成可能な最高限度額を定めましょう。この範囲を予測に組み込むことで、予算全体の枠組みを保護する誤差の範囲が生まれます。このアプローチはまた、潜在的な収入の変動を現実的に理解した上で、リソースを計画し配分することを可能にします。
17. イベント予算の中で、コスト削減が可能な分野を特定する。
損益分岐点を満たす（あるいは超える）ためのコスト削減の機会を探しましょう。例えば、外注している仕事を内製化するチャンスはないか？さまざまな項目で低コストの代替案はないか。多くの場合、イベント予算の節約はイベントの改善につながります。例えば、印刷物のコストは、イベント・テクノロジーを利用することで削減することができます。Eventoryのようなソリューションを使えば、イベント予算の節約につながります。Eventoryであれば、参加者は非接触チェックイン、QRバッジスキャン、モバイル資料などにアクセスでき、コストを削減しながら利便性を高めることができます。
18. 必要不可欠なイベント予算を特定する
イベント予算の中で、特定の費用が譲れないものであることを認識することは非常に重要です。イベント・マーケティング予算の中で、固定費であり、削除したり代用したりすることができない費目を特定しましょう。これらは、イベントの成功や望ましい成果を確実にするために不可欠な費用です。
19. まず選択肢を考える
予算を準備する際、可能な限りお得なものを見つけ、イベ ント予算を最大限に節約することは不可欠です。時間を節約するために、最初に提示されたオファーを受け入れたいかもしれませんが、他のオプションを評価する時間を取ることで、大幅なコスト削減が可能になります。複数の見積もりを集め、代替案を検討しましょう。サプライヤーは、他のベンダーと競争することで、より積極的に交渉し、競争力のある価格を提示することに驚くかもしれません。さまざまな選択肢を検討し、交渉力を活用することで、品質やサービスに妥協することなく、貴重なイベント予算を節約することができます。
20. 現実的な予算を維持する
イベント予算の節約を錯覚させるために、経費を過小評価する誘惑に負けないことが肝心です。非現実的な予算を立てることは、イベント企画プロセス全体に悪影響を及ぼしかねません。イベント経費を過少に見積もることは、リソースの配分不足、質の低下、参加者や関係者を失望させる可能性など、さまざまな問題を引き起こす可能性があります。予算のボトムラインだけに注目するのではなく、予算が関係する費用の現実を正確に反映していることを確認することが不可欠です。
現実的な価格設定を行い、イベント予算の各項目に十分な資金を割り当てることで、計画プロセスの整合性を守り、成功に導くことができます。正確な予算編成は、効果的な資源配分の基礎となり、イベントの最適な実施を可能にします。
21. イベントを成功させるために、適切なイベント・テックを導入しよう。
イベントを計画する際には、プランニングの経験を高め、目標達成を支援するために、市場に出回っているさまざまなイベント・テックを検討することが不可欠です。スムーズでインパクトのあるイベントを実現するために、目的と採用する戦略をじっくり評価してください。この重要な評価によって、成功のために必要なツールを特定することができます。
22. イベント予算テンプレートでプロセスを合理化し、正確性を確保しましょう。
イベント予算テンプレートなどの適切なツールを活用することで、合理的で正確な予算計画プロセスを実現しましょう。透明性が重要であるため、明確で理解しやすいツールを選ぶことが不可欠です。マイクロソフト・エクセルは、複雑なイベント予算テンプレートを作成する際によく使われ、簡単に共有できるオプションです。また、Google Sheetsは、同じような機能と特徴で、チーム全体がアクセスしやすくなっています。これらのスプレッドシート・プラットフォームでは、特殊な数式、シームレスな共有、共同編集が可能です。
スプレッドシート・ソフトウェアを活用することで、データを自動的にエクスポートしたり、視覚的に魅力的なプレゼンテーションを作成したりすることができ、理解と関与が高まります。 例えば、色分けされた列や分かりやすいラベルを採用することで、予算テンプレートを改善することができる。また、予算プレゼンにさまざまな表やグラフを組み込んで、イベント予算を承認する関係者に効果的に伝えることもできます。
23. イベント予算の継続的な監視を維持し、必要に応じて適応する。
イベント管理予算を設定した後も、その予算に影響を与える可能性のある外的要因に常に注意を払い、対応することが不可欠です。例えば、企業イベントで使用する予定だった会場が、合意した価格で日程に使用できないとします。この場合、計画を変更し、別の価格で新たなイベントスペースを予約しなければなりません。この変更が予算に与える影響を検討し、それに応じて調整することで、イベント予算を抑えることができます。
このように精査することで、支出を調整し、コントロールし続けることができます。積極的に予算をモニタリングし、タイムリーにコストの修正を行うことで、イベント全体を通して財務の安定性を確保し、リソースの配分を最適化することができます。
24. 予算を軌道に乗せるために、過去のイベント予算を活用する。
イベント費用を過小評価しないためには、会社の過去のイベント予算を調べることが重要です。近年のイベント予算と支出を分析することで、貴重な洞察が得られる。支出超過となった部分を特定したり、余剰資金を創造的に活用する機会があったかどうかを確認することができる。徹底的な調査を行い、結論を出すことで、イベントの要件に沿った現実的な支出限度額を決定することができます。
初めてイベント予算を立てる場合で、事前の計画にアクセスできない場合は、オンラインリサーチが役に立ちます。イベント予算のサンプルを探し、あなたの具体的な目標や目的に合わせてアレンジしてみましょう。オンライン・テンプレートを出発点として活用するのは問題ありません。さらに、イベントの計画段階や実行段階で発生する可能性のある雑費を考慮することも忘れないようにしましょう。予算内に不測の事態に備えた資金を確保しておくことで、予期せぬ出費にも対応でき、資金面でもイベントを軌道に乗せることができます。
25. 予算編成を成功させるために現実的であれ。
予算を守るためには、そもそも予算編成のプロセス全体を通して現実的な視点を維持することが最も重要です。予算を作成している間、特定の項目を膨らませたり、過小評価したりしたくなるかもしれません。しかし、その誘惑に負けず、現実的な見通しを持つことが重要です。過大見積もりも過小見積もりも、イベントプランに重大な問題を引き起こす可能性があります。過大な見積もりは、財政的な負担や達成不可能な目標につながる可能性があり、過小な見積もりは、リソース不足やイベントの質の低下につながる可能性があります。
▼予算を立てる際に現実的なアプローチを採用することで、イベントを成功に導く土台を築くことができます。現実に基づいた資金計画は、情報に基づいた意思決定、効果的な資源配分、そしてイベント全体の円滑な実施を促進します。
費用を節約する最良の方法の一つは、最先端のバーチャルイベント製品と6コネックス独自のオープンユニバースを使用して、バーチャルでイベントを開催することです。物理的なイベントには、会場使用料、スタッフ人件費、旅費、食費、ホテル代、エンターテイメント費など、さまざまな経費がかかりますが、バーチャルイベントではこれらの経費がかかりません。
さらに、会場費や飲食費を節約することで、イベント・プランナーは、知名度の高いスピーカーやワークショップのファシリテーター、エンターテイメントなど、ターゲット市場によりアピールできるイベントの誘致に予算を割くことができ、イベント収益を増やすことができます。
▼ハイブリッド・イベントでは、テクノロジー機器のコストが30～40％増加する可能性がありますが、この増加を相殺する方法があります。ハイブリッド・イベントのホテル代やケータリング・コストの削減に加え、イベント主催者はアジェンダを有利に活用することもできます。例えば、イベント主催者は、すべてのプレゼンテーション・コンテンツを事前に録画しておき、ライブ・イベントをネットワーキングとディスカッションのみに使用することができる。このオンデマンド・コンテンツは他の目的にも再利用でき、ハイブリッド・イベントのROIを高めることができます。
社内イベントであれば、クリエイティブなアジェンダによって、従業員を日常業務から解放することに伴うコストを削減できることも忘れてはならない。例えば、年に一度の営業キックオフを考えてみましょう。ディナーやエンターテイメントなど、地域のアクティビティをいくつか予定し、数週間にわたって半日ずつバーチャルに教育コンテンツを提供することで、企業は一度に数日間チームをオフィスから引き離すことを避けることができる。さらに、キックオフ後に入社した営業担当者は、コンテンツをオンデマンドですぐに利用できるため、オンボーディングが改善され、新入社員のTime-to-Valueが向上する。
▼バーチャルイベントやハイブリッドイベントは、スポンサーがより多くのオーディエンスにアクセスできるため、潜在的なスポンサーにとって魅力的です。 また、スポンサーの参加方法も増えます。 例えば、スポンサーはブースを主催することができる。 デジタルバナー広告を表示することもできる。 ビデオコマーシャルを流すこともできる。 モバイルプッシュ通知を送ることもできる。
さまざまな投資レベルのスポンサーシップ・パッケージ（プラチナ、ゴールド、シルバーなど）を販売する。ウェブキャストセッション全体の主催、ネットワーキングラウンジのブランディング、ブースイベントのライブストリーミング、ゲームや景品プレゼントのスポンサーなどをスポンサーに許可する。登録が完了したら、電子メール、電子ニュースレター、バナー広告、登録ページなどで、イベント・プロモーションの一環としてスポンサーを紹介しましょう。イベントに精通した主催者は、創意工夫を凝らし、スポンサーシップの機会を充実させることで、多額のスポンサー料を集めることができる。例えば、物理的なブースを購入したスポンサーには、デジタル広告を無料で提供する。実際にスポンサーシップの価値を高めることができ、より多く販売できるかもしれません。バーチャルブースやハイブリッドイベントのもう一つの利点は、バーチャルブースの数に制限がないことです。つまり、イベント主催者は5社ではなく50社のブーススポンサーと契約することができ、スポンサーシップ収入の機会をさらに増やすことができます。
また、イベントスポンサーにイベントを宣伝するインセンティブを与えることもできます。たとえば、トラッキングコードを埋め込んだイベント登録ページをスポンサーに送信します。 プロモーション活動を通じて最も多くの登録者を生み出したスポンサーには、スポンサーシップの割引、イベント期間中の広告機会の増加などを提供します。より多くの参加者を集めることで、イベントの収益を増やすことができます。このアプローチの利点の一つは、もちろん、長期にわたってコンテンツを収益化できることです。 実際、多くの組織が、コンテンツが追加的な収益源となり、イベントのコストを完全に相殺できることを発見しています。
イベント主催者は、バーチャルイベントやハイブリッドイベントの価格設定に頭を悩ませることが多い。しかし、どのようなイベントであっても、その価値はコンテンツとソフトウェアの学習にあります。つまり、主催者はバーチャルイベントやハイブリッドイベントの価格を決めることに躊躇すべきではありません。さらに、バーチャル・イベントやハイブリッド・イベントは、イベント期間を超えてコンテンツにアクセスすることができ、参加者にとって付加価値となります。ですから、何をするにしても、イベントを過小評価してはいけません。経験則として、イベント主催者がイベントのコストを分析し、インフラやケータリングなどの対面式コンポーネントを取り除いた場合、バーチャルな出席は通常、対面式出席のコストの60%になります。
Eventoryでは、最先端のイベント参加ツールから、膨大なイベント技術ソリューションとのシームレスな統合まで、イベント計画を合理化し、唯一無二の思い出に残るイベントを提供するために必要なすべてを提供します。当社の価格パッケージはあらゆるイベントに対応し、お客様のご予算に合わせてカスタマイズできます。