導入事例　Korea Trade-Investment　Promotion Agency (KOTRA)様

出展企業、参加者を丁寧に繋ぐ大規模なビジネスマッチングイベント

新しいテクノロジーを積極的に取り入れることでより良いパフォーマンスを模索

大韓貿易投資振興公社(KOTRA)は1962年韓国政府により、貿易振興及び海外市場調査のため設立された独立行政法人です。現在は84か国・129ヵ所に海外拠点(貿易館)を配置し日本には東京・大阪・名古屋・福岡の4ヵ所に拠点(貿易館)を設置、東京IT支援センターはITに特化しIT企業の支援をしております。

日韓のＩＴ発展のため日本企業や自治体とのオープンイノベーションなどにも力を入れております。

当センターが主催する「2023 KOREA ICT EXPO in JAPAN」は、日本最大規模の韓国IT製品／サービス展示会で、日本のDX推進に貢献できる韓国有望なICT企業の最新技術を紹介し、日韓企業の情報交換、新規ビジネスの創出、また韓国ICT企業の日本進出のチャンスを創る機会を提供しております。ＡＩ、クラウド、ブロックチェーン、スマート農業などの韓国企業が参加し、製品／サービスを展示、日本企業との商談会が行われました。

この度、この「2023 KOREA ICT EXPO in JAPAN」のプラットフォームとしてEventoryをご採用いただきました。運営をご担当されている高さまにお話をお伺いしました。

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全てのマッチング作業を手作業で提供、より効率的で有意義なイベント開催へのチャレンジ

「2023 KOREA ICT EXPO in JAPAN」は、出展社の展示ブースが55社あり、それぞれが参加者（バイヤー）との事前商談の予約をマッチングする必要がありました。

今までは事務局スタッフが告知ページを作り、各メディアへの連絡やイベントサイトへの登録などのプロモーション活動も手動で行い、新規参加者へのアプローチを行っていました。小希望イベントなどは参加者へのメール案内やリマインドなど1件ずつ手作業で送信していました。
イベントの要と言える商談についても、商談予約のマッチングを事務局側で手作業で行っていました。これにより膨大な工数がかかっており、規模の大きいイベントには限界を感じていました。そこでこのイベントに必要な「作業」部分をより効率化し、将来的に参加企業さまやバイヤー様へのサポートに時間を割けるようにしていきたいと考え、新たなツールの導入を検討していました。

さまざまなツールを検討した結果、最後の決め手となったのは人との信頼感。

実は昨年一度お話をいただいたことがありましたが、そのときは予算の関係で検討できませんでした。

今年、再度イベント検討のタイミングで新サービスご案内と共にご連絡をいただき、詳細な説明を受けたところ、来場者のチェックインシステムや展示会場内の周遊履歴などのリアルタイムな来場者ログの取得、細かい設定が可能なメール配信ツール、出展社向けの機能や予約システムが充実していることから、希望していたことをEventoryを使って実現できそうだと感じました。

他にもイベント運営ツールの候補はありましたが、Eventoryは担当者さんがとても親切でした。中長期に渡るフォローから質問した際の迅速な対応まで、コミュニケーションを取る際にとても安心感を得ることができました。

この丁寧なサポートは、トラブルが発生した際にもきちんと対処してくれるだろうという信頼感に繋がりました。基本的に欲しいツールはどこのサービスも似ていて、私たちにはあまり違いがわかりづらいというのが本音です。そのため、最終的には人のサポートが決定的な要素だと感じました。初めて新しいツールを導入するときには不安が大きい。だからこそ信頼と安心がとても重要です。いくらマニュアルを読んでも、読むだけでは不安は解消されません。その不安を払拭し、足りない部分にアプローチしてくれるひと押しがあったEventoryを選びました。

マッチング予約での商談が肝。細かいサポートを行うためのツール

商談予約はイベントの中心的な要素であり、細かなサポートが必要です。

Eventoryを利用することで、プラットフォーム内で直接参加者が自分の都合に合わせて商談予約を入れることが可能になったことで、タイムスケジュールのマッチングが実現し、大きな魅力となりました。また、イベント当日にはチェックイン機能やQRコードの発行などのツールが便利に活用でき、名刺の交換の必要性もなくなり、事務局の負担と参加者の労力を削減することができました。

さらに、ブースでの個別の商談や接客メモなど、全ての管理をEventoryだけで完結できれば、さらなる便益が得られると考えています。今後の展望に期待しています。また、メール機能は細かく設定できてとてもよかった。お客様へのメールにおいても、すでに案内を受けた人への追加案内や新規の参加者への案内、登録済みの方へのリマインド、登録が未完了の人への登録導線への再誘導、来場者に対するサンクスメール、次回の案内など、細かくセグメントして管理できる機能は非常に便利でした。

今回は急遽利用を決定し、イベント本番までの時間的余裕が限られていました。そのため、ツールの充分な活用は難しかったですが、そうした中でも、丁寧なサポートを受けて不安なく利用することができました。今後は他の機能の活用も検討していければと考えています。

イベント後のフォローやデータ活用に向けて

イベントが終わった後もバタバタしていて、まだ統計データについては、活用できていません。

アフターフォローや次に繋げる施策に参加者情報を活用するためには、もう少し事務局の私たちに余裕が必要だと感じています。その余裕を作るためにも、私たちが欲しい機能を欲しい形で使いこなせ、かつ出展社や参加者側もツールに慣れていただきフォローが不要な状態にするために、継続して活用し、ご相談していけたらと思っています。

Eventoryではリアル会場の来場者もオンライン視聴者も一緒に管理したり履歴でデータを整理・分析できるようになっているとのこと、出展社ブース機能を使ったイベント前後での情報提供やHPへの誘導もできるそうなので今後検討できればと思います。

オンライン、ハイブリッド、次世代イベントについての考え方

以前、新しい試みとしてコロナ禍中にバーチャル展示会をテスト的に実施したことがありました。

その際、実際に実施してみると課題が多く浮き彫りになりました。メタバースも同じですが、期待に沿ったプラットフォームにはなかなか出会えていません。「バーチャル」や「メタバース」という言葉には、現実に近い仮想空間を想像し、期待値が現状より大幅に高くなる傾向がありますが、実際にはまだそこまで到達しておらず、リアルなイベントの体験を超えることはできていませんでした。また、新しい感覚にお客様がついてこない課題も浮かび上がりました。

バーチャルブースには、「商談ボタン」といった通訳の方と企業担当者とリアルタイムで会話できる機能もありましたが、参加者の皆さんはなかなかそのボタンを押すことがありませんでした。仮想ブースに訪問し資料をダウンロードすることはあっても、実際にバーチャルな環境でいきなり対面でビデオ通話ができることには躊躇がある方が多いようでした。日本人のお客様は恥ずかしがり屋な方が多いためか、新しいことに対して躊躇してしまう傾向があるように思われます。

新しい取り組みには時間がかかる。承知の上で今後のために導入した。

私たちのイベントは、将来的に海外からも参加してもらえる国境を越えた展示会にしたいと考えているので、そのためにはハイブリッドでの開催は必要だと思います。しかしながら、メタバースや最新のバーチャルブースにはついて来られない人も多いですし、社内のネットワークデバイス利用に関するセキュリティの制約や、ビデオで社員が顔出しできないといった企業も多く、最先端の環境を提供してもうまく行かない状況もあります。

新しいツールや運用方法を導入する際には、皆さんが不慣れであるため、不便だと感じる声や新しいものへの抵抗感が出てくることは避けられません。しかし、これらの課題は継続的な取り組みによって克服されていきます。

環境に慣れていただき、抵抗なく使えるようになっていただけるためには時間が必要だと思っています。現在はコロナ禍を経てやっとオンラインミーティングやセミナーに慣れてきたところ。一方的にではなくお客様がついてこれるスピードで少しずつ新しい試みを追加して行く姿勢が大切だと思います。リアルな展示会場内で遠くにいるお客様とも繋がることができる、ゆるやかなハイブリッドの仕組みから考えていきたいと思います。

今回は新しいことにチャレンジしましたので、皆さんに協力いただいたという感じです。とにかく、持続的に少しずつ新しい取り組みを重ねていくことが重要だと思っています。