【2025年最新】イベント管理システムとは？BtoBイベント成功の鍵とEventory活用
2024年を経て、BtoBイベントのあり方は大きく変化しました。対面イベントの復活とともに、オンラインとオフラインを融合したハイブリッドイベントが主流となり、その成功を支えるイベント管理システムの重要性は増すばかりです。「イベントの準備に手間がかかりすぎる」「集客が思うようにいかない」「参加者のデータを活用できていない」といった課題を抱えるBtoBイベント主催者様にとって、効率的かつ効果的なイベント管理ツールの導入は急務と言えるでしょう。
本記事では、BtoBイベントの最新動向を踏まえ、イベント管理システムとは何か、そして数あるツールの中でも、企画・集客・管理・分析を一元化できる「Eventory（イベントリー）」がどのようにイベント運営の課題を解決し、成功へと導くのかを具体的に解説します。
BtoBイベントを取り巻く現状とイベント管理の課題
コロナ禍を経験し、BtoBイベントの開催形式は多様化しました。しかし、その一方で、以下のような新たな課題も顕在化しています。
- ハイブリッドイベントの複雑化:
オンラインとオフラインの参加者双方に質の高い体験を提供するための運営ノウハウやツールが必要になります。 - データ活用の重要性:
イベントの効果測定やリード育成のため、参加者の行動データを収集・分析し、活用する重要性が高まっています。 - 多様なツールの連携:
集客、コミュニケーション、顧客管理など、複数のツールを連携させる手間や情報の一元管理の難しさがあります。
これらの課題を解決し、イベントを成功させるためには、イベントの全プロセスを効率的に管理できるイベント管理システムの導入が不可欠です。
イベント管理システムとは？BtoBイベントに必要な機能
イベント管理システム（Event Management System, EMS）とは、企業が主催するBtoBイベントの「企画・集客」「実行・運営」「効果測定・フォローアップ」といった一連のプロセス全体をデジタルで統合し、効率化およびビジネス成果の最大化を図るための戦略的な基盤ツールです。現代のイベントは単なる情報発信の場ではなく、確実なリード獲得と育成のためのマーケティング活動の一環であり、その成功はEMSの機能に大きく依存します。
特に複雑化するBtoBイベントにおいて、EMSが提供する主要な機能とその役割について詳細に解説します。
1. イベント企画と集客を最適化する機能群（Planning & Lead Generation）
| 機能カテゴリ | 詳細な役割とビジネス価値 |
| イベントLP作成・登録フォーム | ブランド体験の統一と離脱率の改善: プログラミング知識不要で、ブランドガイドラインに沿った魅力的なランディングページを迅速に構築できます。 フォームはシンプルかつ柔軟に設計でき、多項目を必要とするBtoBの参加者登録において、入力途中の離脱（カゴ落ち）を防ぎ、コンバージョン率を最大化します。 |
| 集客支援（SEO/SNS/メール） | ターゲットへのリーチ拡大と自動化: イベントページのSEO対策をサポートし、オーガニック検索からの流入を強化します。 さらに、SNSへの連携投稿や、参加見込み客（プロスペクト）のセグメントに応じたパーソナライズされたメールマーケティングを自動化し、効率的な集客を実現します。 |
| チケット販売・管理 | 収益管理の自動化と柔軟な価格設定: 有料カンファレンスやセミナーにおいて、チケットの発券、クレジットカード決済処理、領収書発行までをシステムが自動で行います。 早期割引や紹介割引などの割引コード発行機能にも対応し、販売促進戦略を柔軟に実行できるとともに、リアルタイムでの売上状況把握を可能にします。 |
2. 実行・当日の体験価値を高める機能群（Execution & Engagement）
| 機能カテゴリ | 詳細な役割とビジネス価値 |
| オンラインイベント機能 | 安定した配信と深いエンゲージメント: 高品質かつ安定した独自のライブ配信基盤を提供します。チャット、Q&A、アンケート、投票などの双方向コミュニケーション機能を統合することで、オンライン参加者とのエンゲージメントを会場参加者と同等、またはそれ以上に高めます。 また、参加者同士がビジネスアポイントメントを設定できるオンライン商談機能により、イベント中に具体的な商談創出を支援します。 |
| ハイブリッドイベント対応 | 参加者体験の統合管理とリーチ最大化: オフライン会場でのチェックイン・入場管理と、オンライン配信プラットフォームへのログインを同一システムで一元管理します。 これにより、参加形式の違いによらず一貫した体験を提供するとともに、参加者の行動データをすべて統合的に収集し、イベントのリーチと利便性を最大化します。 |
| アプリ/マイページ機能 | 情報へのアクセスとネットワーキングの強化: 参加者専用のモバイルアプリやマイページを提供し、プログラムの確認、資料ダウンロード、講演者プロフィール閲覧などを可能にします。 参加者同士のメッセージ交換や名刺交換機能（QRコードスキャンなど）を組み込むことで、質の高いネットワーキングを促進します。 |
3. 評価と成果への接続を担う機能群（Evaluation & Follow-up）
| 機能カテゴリ | 詳細な役割とビジネス価値 |
| データ分析・レポート | ROIの正確な測定と次の施策への反映: 参加者の滞在時間、視聴完了率、セッションごとの人気度、会場でのブース訪問履歴（オフライン）など、詳細な行動データを自動的に収集・分析し、ダッシュボードで可視化します。 これにより、イベントが事業目標にどれだけ貢献したかを正確に測定（ROI測定）し、次回のコンテンツ改善や集客の最適化に活用できます。 |
| MA/CRM連携 | リード育成（ナーチャリング）の自動化: Marketo、SalesforceなどのMA/CRMツールとシームレスに連携します。 イベント中に収集されたリード情報に加え、行動履歴に基づくリードスコアリングデータ（例：セッションを最後まで視聴した、特定資料をダウンロードした）を自動でMA/CRMに連携します。 これにより、イベント直後からホットリードに対して迅速かつパーソナライズされたフォローアップを自動で実行し、商談化率を劇的に向上させます。 |
イベント管理システムは、イベントの「運営」から「マーケティング成果の創出」に至るまで、BtoBビジネスの成長に欠かせない統合的なデジタルソリューションと言えます。
BtoBイベントの課題解決に貢献するEventoryの特長
Eventoryは、上記のBtoBイベントに必要な機能を網羅的に備えたイベント管理ツールです。特に、以下の点でBtoB企業のイベント運営を強力にサポートします。
1. オンライン・オフライン・ハイブリッドイベントの一元管理
Eventoryは、あらゆる形式のイベントに対応しており、それぞれの形式に最適化された機能を提供します。オンラインイベントでは安定した独自配信やインタラクティブなコミュニケーション機能、オフラインイベントではスムーズなチェックイン管理機能などを活用できます。ハイブリッドイベントでは、オンラインとオフラインの参加者を統合的に管理し、データ分析も一元的に行えます。
2. 集客からリード育成までの統合的なサポート
Eventoryは、イベントLP作成から登録フォーム、メールマーケティング機能などを備え、効果的なイベント集客を支援します。さらに、イベント後の参加者の行動データを分析し、スコアリング機能やMA/CRM連携を通じて、質の高いリード育成を可能にします。
3. データドリブンなイベント改善
Eventoryは、リアルタイム視聴データやアンケート結果など、豊富なデータを収集・分析できます。ダッシュボードでイベントの成果を可視化し、PDCAサイクルを回しながら継続的なイベント改善を支援します。
活用事例：大規模展示会でのEventory導入によるリード獲得数20%向上
あるBtoB企業が主催した大規模展示会では、Eventoryを導入し、出展ブースの情報掲載、オンライン商談機能の提供、来場者の行動追跡などを実施しました。その結果、従来のオフラインのみの展示会と比較して、オンライン参加者からの問い合わせが大幅に増加し、最終的なリード獲得数は20%向上しました。Eventoryのオンライン商談機能と詳細なデータ分析機能が、新たな顧客接点を創出し、効率的なリード獲得に貢献しました。
Eventoryで実現する効率的なイベント管理
Eventoryを活用することで、BtoBイベント主催者は以下のようなメリットを享受できます。
- 業務効率の大幅な向上:
煩雑な準備・運営業務を自動化し、担当者の負担を軽減します。 - 集客力の強化:
ターゲット層に効果的にアプローチし、質の高い参加者を増やします。 - エンゲージメントの向上:
オンライン・オフライン問わず、参加者とのインタラクションを促進し、満足度を高めます。 - リード獲得の最大化:
イベントを通じて獲得したリード情報を効率的に管理・育成し、商談機会を創出します。 - ROIの可視化と改善:
データに基づいた効果測定と分析により、イベント投資対効果を最大化します。
まとめ｜イベント管理にはEventoryが最適です
イベント管理システムは、現代のBtoBイベントにおいて成功に不可欠なツールです。Eventoryは、その中でも企画、集客、管理、分析、リード育成までを網羅的にサポートし、BtoBイベント主催者の課題解決と目標達成に貢献します。効率的なイベント管理ツールの導入を検討されている方は、ぜひEventoryをご検討ください。
