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イベントプラットフォームの導入でマーケティングチームのリソースを一新しよう

　2024年、各イベントの担当者たちはマルチタスクに追われていることでしょう。彼らはイベント前のマーケティング、参加者やスポンサーの管理、フィードバックの収集など、多岐にわたる業務をこなしています。パンデミック以前よりも仕事のストレスが増していると感じるイベントプロフェッショナルが79%に上ると、ibtm World 2023 Culture Creators Reportは報告しています。これにより、この職業は世界で3番目にストレスの多い仕事とされています。

しかし、適切なイベントプラットフォームを用いることで、イベント管理や計画のプロセスを自動化・合理化し、イベント関係者が必要なすべてを一箇所で管理できるようにすることで、時間とコストを節約し、ストレスを軽減します。このブログポストでは、プラットフォームを最大限に活用し、イベントプランニングの負担を減らす方法と、ROIを最大化するための「必須」機能について解説します。

KPIの設定と追跡

　目標設定は、イベントプランニングにおいて最も重要な活動の一つです。イベント関係者は、時間をかけて詳細な話し合いを行い、イベントのビジョンや目的、ＫＰＩ（重要業績評価指標）について一致させる必要があります。過去に成功したイベントに関する貴重な洞察を提供し、期待値を導き、目標を設定し、ROIを追跡するための指標を定義するのに役立つからです。私たちは、イベント目標を設定する際、以下のデータポイントを考慮するようクライアントにアドバイスしています：

登録者数：事前に登録した人数
視聴者、来場者数：実際にセッションを視聴または来場したした人数
人口統計情報：場所、年齢、性別のデータは、あなたのイベントが適切な聴衆を集めているかどうかを確認し、西海岸からの参加者を増やす、または参加者の多様性を高めるなど、聴衆固有の目標を作成する必要があるかどうかを判断するのに役立ちます。
登壇者エンゲージメント：登壇者プロフィールの閲覧数。
セッションのフィードバックと評価：内容の妥当性、スピーカーのパフォーマンスなど。
適格なセールスリード：イベントによって創出された顧客見込み客の数。
参加交流：ネットワーキングイベントに参加した人数、連絡先を交換した人数、1:1ミーティングを設定した人数、1:1チャットに参加した人数など。
参加者アンケート：参加者の満足度データ。
出展者ブースへのエンゲージメント：参加者のスポンサーシップ訪問数、閲覧数、「いいね！」数、アクション数など。

　もしまだイベントＤＸツールを使ったことがなければ、導入を検討する絶好の機会です。現代のソフトウェアは大きく進化しており、従来の手作業によるデータ入力やExcelでの管理から解放されます。このテクノロジーを活用することで、イベントデータを自動的に分析し、ダッシュボードやグラフなどの形で視覚的にデータを表示できます。イベント関係者は重要な洞察を即座に把握できるようになります。

　さらに、参加者の行動や関心事に関するデータを自動でセグメント化し、より詳細な洞察を提供します。これは、イベントマーケティングチームがリードを効率的にランク付けし、分類して営業チームに配布する手助けをし、イベント後のフォローアップをパーソナライズすることを容易にします。また、イベントのパフォーマンス指標を活用し、将来のイベント戦略に役立てることが可能です。データへの瞬時のアクセスにより、アジェンダやスピーカー選びをデータに基づいてインテリジェントに調整し、オーディエンスに更に響くイベントを提供することで、イベントの価値を継続的に高めることができます。

クロスチャネルでのイベント前プロモーションを開始

　イベントの成功には、適切な参加者を集めることが第一歩です。そのためには、「参加者ペルソナ（意：ターゲット）」を明確に定義することが重要です。これは、ターゲットとする企業、職種、地域など、誰をイベントに引きつけたいかを特定する作業です。ペルソナを複数設定し、それぞれに合わせたパーソナライズされたメッセージをイベントマーケティングキャンペーンに組み込むことで、効果的にアプローチできます。

　ターゲットオーディエンスを特定したら、次は彼らがイベントに参加するよう誘う導線を作成します。これには、業界リーダーとの交流、限定コンテンツ、実践的なトレーニングセッションなど、魅力的な内容が含まれます。プロモーションには、Eメールマーケティング、ソーシャルメディア、有料広告など、複数のデジタルマーケティングチャネルを活用します。理想としては、イベント案内を2～3回Eメールで送り、自社やパートナーのウェブサイトにも掲載することが推奨されます。これにより、忙しいスケジュールの中でも、ターゲットオーディエンスがイベントへの参加を検討しやすくなります。

　イベントがハイブリッドまたはバーチャルで、移動の必要がない場合は、イベントの前日や当日にEメールキャンペーンを行いましょう。直前になってターゲットにキャンペーンを行うことで、前回のメールを忘れてしまった人や、予定が変更になり参加できるようになった人など、追加登録を呼び込むことができます。ライブイベント当日の直前に送信したメールが最も高い登録数を生み出している傾向があります。

ＳＮＳを使ってイベントを宣伝しましょう。

　アニメーション、ビデオ、オーディオグラムを使って、パフォーマンス・アルゴリズムに傾注し、投稿のインプレッションを増やしましょう。Facebookのイベントを作成し、ファン全員を招待する。適切なLinkedInグループを特定し、招待状を投稿するか、LinkedInライブを開催して、見込み客にイベントのアジェンダをプレビューしてもらい、参加する理由を話し合う。定期的なツイートを予定し、イベントへの関心と機運を高める。イベントの#ハッシュタグを作成し、人々がツイートする際に見つけて参照できるようにする。ソーシャルメディア戦略に従業員支援ボードが含まれている場合は、従業員がソーシャルネットワークに宣伝できるように、招待状をボードに含めるようにしてください。

　イベントの前に内容を共有してソーシャルメディアでの露出を増やし、スピーカーセッションに参加者を引きつけることは重要です。その効果を最大化するためには、異なるマーケティングチャネルでのメッセージやプロモーションオファーの効果をA/Bテストによって評価することが必要です。これらの作業は非常に手間がかかり、複数のチャネルを通じてパーソナライズされたメッセージの送信や、継続的なパフォーマンスの最適化を行う必要があります。この過程で、リマインダーメールの未送信やスポンサーオファーコードの送信漏れなど、様々なミスが発生しやすいです。

　Eメールマーケティングにも有効なテクノロジーを活用することで、これらの作業を効率化し、ミスを防ぎながら、Eメールやソーシャルメディアキャンペーン、デジタル広告などのデジタルアウトリーチ活動を事前に計画し、パーソナライズすることが可能になります。これにより、わずかなクリックで見込み客の行動に基づくマーケティングアウトリーチの計画を立てることができます。例えば、メールキャンペーンの件名やメッセージを変更することで、マーケティング活動の効果を測定できます。最先端のソリューションでは、AIを利用してマーケティング担当者がカスタムの件名やメールコンテンツを即座に生成し、これらをマーケティングの流れに自動的に組み込むことが可能です。

　イベントが近づくにつれて、イベントEメールマーケティングの自動化ツールを使用してリマインダーを設定し、参加者に宿泊情報やQRコード、チェックイン手順、イベントアプリのダウンロード方法など、重要な情報を提供できます。パーソナライズされた情報を提供することで、イベント体験に対する参加者の好意的な見方を促進できます。また、イベント情報が更新されるたびに自動的に新しいソーシャルメディア投稿を発信する「トリガー」を設定することも可能です。これにより、聴衆が最新のイベント情報にアクセスでき、イベントが近づくにつれてその注目度を高めることができます。

イベント参加登録プロセスの簡易化

　イベントへの登録プロセスは、主催者や参加者にとって手間のかかる作業でしたが、イベントＤＸツールとQRコードテクノロジーの利用により、このプロセスが格段に簡単になりました。例えば、eventoryを使うことで、物理的な参加者もバーチャルな参加者も同じプラットフォームで登録でき、イベント企画チームは簡単に登録フォームを作成できます。参加者はシームレスな登録経験を享受し、スマートフォームテクノロジーによって、既に提供した回答に基づき必要な質問のみに答えることが可能です。

　さらに、QRコードテクノロジーの導入により、スマートフォンでQRコードをスキャンするだけで、連絡先情報が自動的に登録フォームに入力されます。イベント中でも、参加者にデジタルバッジとしてQRコードを提供し、ブースやセッションで簡単にスキャンすることで、参加者の行動を追跡できるメリットがあります。これにより、イベントの登録と参加が以前にも増してスムーズになりました。

参加者エンゲージメント

　登録プロセスの完了後、イベント主催者は、参加者の登録データを利用して自動化されたイベント登録ワークフローを作成できます。このデータは、メールマーケティングツールや予約アプリなど他のツールに自動的に統合され、パーソナライズされたフォローアップメールやテキストメッセージの送信、イベント前やイベント中のターゲットキャンペーンへの自動追加を可能にします。また、イベントマーケティング自動化ソフトウェアの使用により、イベントプランナーは参加者のエンゲージメントを簡単に高めることができます。AIを活用することで、参加者に対して自動的にアクティビティやコンテンツ、連絡先を推薦し、プッシュ通知を送信してイベント体験をパーソナライズすることが可能です。これにより、手作業でのネットワーキングの調整や展示会場での製品デモの呼びかけといった従来の手法よりも、より効果的に参加者を巻き込むことができます。

　最高のイベントは、スピーカーが展開するセッションだけでなく、参加者が飽きることのないインタラクティブでパーソナライズされたアクティビティを提供します。イベントテクノロジーを活用することで参加者のエンゲージメントを高め、忘れられないユーザーエクスペリエンスを創出し、イベントの雰囲気と記憶に残る度合いを強化できます。また、イベント後のフィードバックの収集と分析は、参加者の体験を深く理解し、将来のイベントを改善する上で欠かせません。イベントマーケティングオートメーションツールの自動レポート機能は参加者の活動を把握できますが、感想までは捉えられないため、リアルタイムフィードバックを促すユーザーフレンドリーなアプリの利用が推奨されます。このようなアプローチにより、参加者のニーズに合わせてイベントの体験をリアルタイムで調整し、最適化することが可能です。例えば、展示ホールの滞在時間を増やすためのアジェンダの更新や、基調講演の音量調整などが挙げられます。このプロセスを通じて、参加者が求める体験を確実に提供し、イベントマーケティングの自動化ツールを最大限に活用することができます。

次のイベントから、マーケティングオートメーションを活用をご検討ください。

　イベント終了後も、イベントマーケティングソフトウェアがその価値を発揮し続けます。このテクノロジーを活用して、参加者の体験を評価するためのアンケートを簡単に実施できます。アンケートは親しみやすく簡潔に保ち、スポンサーや出展者向けには別途作成することがお勧めされています。アンケート結果は、感謝のメールに含めると良いでしょう。イベントマーケティングテクノロジーを使えば、データを集め、整理し、分析して視覚化することができ、エクセルのスプレッドシートに頼ることなく、イベントの傾向を把握し、価値を証明し、次回のイベントを改善する方法を見つけ出すことが可能です。

　今後は、イベントマーケティングオートメーションを活用して、チームをイベントプランニングの管理業務やロジスティクスの負担から解放し、ブランド認知度を高め、マーケティングとセールスのパイプラインを加速させるユニークで記憶に残るイベント体験の創造に集中させましょう。シームレスでストレスのないイベントプランニングとプラットフォームを提供するeventoryに、興味があれば今すぐお問い合わせください。