【北海道宇宙サミット】Eventoryで約4,000人のハイブリッドイベント（オンライン・リアル同時開催）の運営効率を大幅改善

北海道宇宙サミット実行委員会 様

2日間で約4,000人が参加する大規模な宇宙ビジネスカンファレンス「北海道宇宙サミット2025」の運営・管理を担われた、北海道宇宙サミット実行委員会様の事例をご紹介します。Eventoryがどのように煩雑なゲスト管理の課題を解決し、運営のDX化を推進したのかを、北海道宇宙サミット実行委員会 の伊藤様に伺いました。

イベント概要

• イベント名：北海道宇宙サミット2025
• ハイブリッドイベント：2日間で参加者合計約4,000人
• コンテンツ：登壇者32名を招き、宇宙港、宇宙政策、宇宙産業、宇宙人材の育成などをテーマとしたカンファレンスを実施
• ご担当者：北海道宇宙サミット実行委員会 伊藤亮太 様

導入前の課題：属性が異なる参加者名簿の統合にかかる膨大な手間

Eventory導入前、実行委員会が抱えていた最大の課題は、来場者管理の煩雑さでした。一般参加者向けには電子チケット発行サービスを、来賓向けには別途フォームでの申込を併用していたため、結果として二つの異なる名簿を後で手作業で統合する必要が生じていました。

特に来賓の管理は煩雑で、当日の受付では顔と名前を照合して対応するなど、運営側には大きな負担となっていました。この属性ごとに異なる参加ルートを持つ大規模イベントにおいて、参加者情報をいかに入口から出口まで一元管理するかが喫緊の課題でした。

Eventory採用の決め手：ゲスト管理の要件を満たす柔軟な機能性

数あるイベント管理ツールの中からEventoryを選んだ決め手は、実行委員会の複雑なゲスト管理の要件定義に合致した点にあります。

同一イベントの中で、申込者の属性（一般参加者、来賓など）に応じて非公開の申込窓口を設定できる機能、そしてカンファレンスのコンテンツごとにチケットを発行できる機能が必要でした。これらの機能を備え、すべての申込結果を同一システム上で一元管理できるというEventoryの柔軟性と信頼性が、採用の決め手となりました。

活用方法：コンテンツ管理から参加者管理まで一元化

北海道宇宙サミット2025では、Eventoryの機能を多角的に活用しました。

具体的には、イベント登録、登壇コンテンツに応じたチケット発行と参加者管理をEventory上で行いました。また、参加者向けのアプリ上で当日の詳細スケジュールを配信し、アンケート回答の収集にも活用することで、イベント運営に関わる情報をプラットフォーム内で一元化しました。

導入効果：業務の効率化と事前準備の負担軽減を実現

Eventoryを導入し、参加者情報をシステム上で一元管理できるようになったことで、業務効率化が最も大きな効果として表れました。手動での名簿統合作業が不要になったことに加え、電子上でのスケジュール配信により当日印刷・配布物の削減を実現。さらに、名札発行機能を活用することで、事前準備にかかる作業量を大幅に削減することができました。

運営側からは確かな改善効果が見られた一方で、一部の参加者からは、新しい仕組みや操作への馴染みやすさに関する率直なご意見も頂戴しました。今後は、更なるイベントの効率化・DX化を進めるとともに、今回Eventoryで実現できた煩雑だったゲスト管理業務の標準化を定着させていきたいと思っています。