ハイブリッドイベントとは:イベント担当者の悩みを解決する新しい形

イベント担当者のみなさんは、日々このような悩みを抱えていませんでしょうか。イベントをオンラインだけで実施すると「参加者の熱量が伝わりにくい」、かといって会場だけで実施すると「遠方の参加者にリーチできない」といった、参加者のニーズとイベントの成果（ROI注1）の両立の難しさに直面しているかと思います。

この課題を根本から解決し、イベントの可能性を最大限に引き出す新しい形式こそが「ハイブリッドイベント」です。BtoBデジタルマーケティングのプロフェッショナルとして、このハイブリッドイベントがなぜ今、企業のイベント管理において不可欠になっているのかを、やさしく解説いたします。

注1: ROI（投資対効果） イベントに投じた費用に対して、どれだけの利益や成果（リード獲得、商談創出など）が得られたかを示す指標です。

企業のイベント担当者が抱える課題: 時代に求められる「イベント管理」の難しさ

コロナ禍を経て、イベントの形は大きく変わりました。参加者はオンラインでの手軽さを知ってしまい、同時に会場でのリアルな交流の価値を再認識しています。この複雑化したニーズに対応できなければ、イベントの成功は難しくなります。

課題1. 参加者のニーズの多様化とリーチの限界

会場に足を運べる参加者、移動時間や場所の制約でオンライン参加を希望する参加者、さらに後日アーカイブ（録画）視聴を希望する参加者など、参加方法は人によって大きく異なります。いずれかの方法だけを選択すると、必ず顧客の取りこぼしが発生し、イベントのリーチ（到達範囲）に限界が生まれてしまいます。

課題2. データ収集の分断と成果（ROI）測定の困難さ

従来のイベント管理では、オンラインとオフラインの参加者データを別々のシステムで管理しがちでした。オンラインの視聴データと会場での名刺交換履歴やブース訪問履歴が分断されてしまうと、参加者全体の行動を把握できず、イベント後のフォローアップが遅れたり、正しい成果（ROI）を測定することができなくなってしまいます。

「ハイブリッドイベント」とは何か: オンラインと会場を融合する新しい形

ハイブリッドイベントとは、物理的な会場で開催されるイベントと、オンラインでアクセスできる仮想的な要素を統合し、同時に進行させるイベント形式です。これにより、時間や場所の制約を超えて、より多くの参加者にイベントの価値を提供できます。

ハイブリッドイベントの基本的な定義と特徴

ハイブリッドイベントの最大の強みは、参加者に「選択肢」を提供できる点です。

会場ではライブならではの熱気や交流、製品体験を提供しつつ、オンラインでは安定したライブストリーミングを提供し、チャットやQ&A機能を通じて会場と同じように参加できる環境を整えます。この「両方取り」によって、イベント担当者のみなさんはリーチの最大化とエンゲージメント（参加者の熱量）の維持を両立できるようになります。

成功に不可欠な「イベント管理システム」の役割

ハイブリッドイベントを成功させるには、オンラインとオフラインを統合的に管理できるイベント管理システムが不可欠です。システムがバラバラだと、前述したようにデータが分断され、運営コストも増大してしまいます。

成功の鍵は、オールインワン（すべてを一つで）のシステムを採用し、企画、登録、配信、分析までを一気通貫で管理することにあります。

Eventory（イベントリー）が実現するハイブリッドイベントの成功戦略

オールインワンイベントプラットフォームである「Eventory（イベントリー）」は、ハイブリッドイベントの複雑な管理を一元化し、担当者のみなさんが抱える課題を解決します。

物理的な制限を超える機能統合

Eventoryは、ハイブリッドイベントの企画から分析までを一つのプラットフォームで管理できます。

たとえば、イベントスケジューリング機能は、物理的な会場でのセッションと、オンラインプラットフォームでのライブ配信の時間を正確に調整し、すべての参加者に対して間違いのないプログラム情報を提供します。また、登録とチケット管理機能は、会場参加者とオンライン参加者を区別した上で、参加者情報と支払い処理を一括でサポートします。Eventoryでは、チケットの販売手数料が無料である点も、予算管理において大きなメリットとなります。

参加者のエンゲージメントを高める仕掛け

ハイブリッドイベントでは、特にオンライン参加者の集中力を持続させる工夫が必要です。Eventoryには、参加者と対話を促進するためのインタラクティブな要素が充実しています。具体的には、クイズ、投票、チャット、Q&Aセッションなどがあり、オンライン参加者も会場の熱気を感じながら、積極的に議論に参加することが可能です。

さらに、会場でのセッションをオンラインでライブストリーミングし、後日アクセスできるよう録画（アーカイブ）する機能も搭載しています。また、参加者はモバイルアプリやウェブアプリを通じて、どこからでもイベントに参加が可能です。

信頼性の高いデータ管理とセキュリティ

イベント成功の最終評価には、正確なデータ収集が欠かせません。Eventoryは参加者の分析とデータ収集機能を備え、オンラインでの視聴データ、会場での行動データ（アプリ利用状況など）を統合的に把握できます。

また、企業のイベント担当者として気になるのがセキュリティです。Eventoryは、日本よりも厳しいとされるEU（欧州連合）のセキュリティ基準をクリアしたセキュリティとプライバシー機能を提供しており、安心して参加者のデータを管理・運用することができます。

まとめ: ハイブリッドイベントでイベントの可能性を広げる

ハイブリッドイベントは、多様な参加者ニーズに応え、イベントのリーチを最大化しつつ、データに基づいた正確な成果測定を可能にする、現代のイベント管理の「最適解」です。

オールインワンのイベント管理システムであるEventoryを導入することで、煩雑な運営作業から解放され、イベントの「コンテンツの質」や「参加者の体験価値」といった、最も注力すべき戦略的な領域に集中できるようになります。

Eventoryの詳しい機能や導入事例について、ぜひ資料をご確認ください。

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