イベント管理ツールの選び方
企業やイベント主催者は、バーチャルイベントの有効性を認識し、積極的にハイブリッドイベントを企画しています。多くのイベントが再びオフライン/対面で開催されるようになりましたが、参加者はイベントにハイブリッド要素を期待するようになり、移動などを控えたい個人やチームに対応できるようになりました。多くのイベント主催者は、イベントプラットフォームを活用し、対面式のイベントを補完したり、遠隔地の参加者にイベントへのアクセスを提供したりするハイブリッド型のイベント形式に移行しています。
イベントを開催する際には対面およびバーチャルな体験を強化するのに十分な柔軟性を備えたソフトウェアを活用することをお勧めします。ほとんどのイベント管理ツールは、最先端のイベント技術統合機能を提供しており、最新のアプリケーションを使用してイベント体験を向上させることができます。しかし、市場には非常に多くのソリューションがあり、ニーズに合ったものを判断するのは難しいかもしれません。
イベント管理ツールは、イベントの企画・開催における多くのワークフローを合理化・自動化するものです。通常、イベントページの展開と登録、チケット販売と支払い、参加者のチェックイン（来場管理）とバッジ印刷、デジタルリードキャプチャ、連絡先の共有、スポンサー、ライブストリーミング、エンゲージメントツール、ネットワーキング機能、プッシュ通知、イベント分析およびレポートなどの機能が含まれています。このように評価することがたくさんあるように思われるかもしれません。現在、市場には多くのバーチャルイベントソリューションプロバイダーが存在し、イベントプランナーやマーケティング担当者は、対立するプラットフォームの間でどのように選択すればよいのかが分かりにくくなっています。そこで、いくつかのアドバイスをご紹介します。
適切なイベント・プラットフォームは、バーチャルとハイブリッドの両方のイベントをサポートします。
最近では、イベントにオフライン参加することに対して、さまざまな人がさまざまな感情を抱いています。そして、悲観的に思われるかもしれませんが、イベントの混乱はどんな形でも、どんなときでも起こり得ます。未来のさまざまなシナリオに対応できる長期的なイベント戦略が必要であり、バーチャルイベントとハイブリッドイベントの両方をホストするプラットフォームへの投資が重要になります。
プラットフォームの「必須条件」は、参加者にとっての使いやすさ、シンプルな構造、グローバルイベントであれば多言語機能、そしてROI測定のためのレポート作成が最低限必要です。しかし、これらの基本機能以外にも、イベント全体を盛り上げ、より良いイベント価値を提供し、イベントデータをより効果的に活用するための「あると嬉しい」機能がたくさんあることに留意してください。例えば、高度なプラットフォームではAI機能が搭載され、登録情報や行動情報を活用して、イベント前やイベント期間中に各参加者にアクティビティやコンテンツ、コンタクトなどを推奨したり、プッシュ通知を送信したり、イベント体験をパーソナライズしてエンゲージメントを高めたりすることが可能になります。
最も重要なことは、技術が強固であること、スケールを管理するためにクラウドでホストされていること、そしてどのブラウザやデバイスでもアクセスできるようにHTML5で構築されていることが必要です。また、他のアプリケーションとの統合が容易なプラットフォームであることも重要です。つまり、日常的に使用しているツールをプラットフォームと統合し、バーチャルフォトブースやキャプション、ソーシャルメディアウォールなど、ソリューションプロバイダーのテクノロジーパートナーを活用できることが理想的です。シームレスな統合により、参加者にほぼ無限の柔軟性と選択肢を提供することができます。
まず、「現状」と「未来」の両方について、イベント管理ソフトウェアの「必須機能」と「あると便利な機能」をリストアップし、現在のニーズに対応しながらともに成長できるイベントプラットフォームを探してください。選択したものが自社の技術インフラと統合できることを確認し、プロバイダーのアカウント管理チームが自社の現状、目指す方向性、提供したいサービスを理解していることを確認します。また、オンボーディングプロセス、プラットフォームのメンテナンス、アップグレードなどについても、よく調べて質問してください。
なぜイベント管理ソフトを使うのか？
本当の疑問は、”なぜ使わないのか “です。イベント管理ソフトウェアが、どのような形式のイベントにも不可欠な要素である理由はいくつかあります。
- パートナー、スポンサー、主催者などにまたがるイベント管理を簡単に統合できる
- イベントの登録、発券、チェックインなどの合理化と自動化
- 時間の節約
- 収益を追跡し、ソースを特定
- プッシュ通知、チャット機能、投票、QRコードなどによる参加者のエンゲージメントの向上
- 参加者のデータ収集を簡素化し、人口統計、行動などの情報をマーケティングやセールスに提供
- 詳細なリアルタイムのイベント分析とレポートを迅速に実行し、今後のイベント戦略を最適化する
- イベントのバーチャルコンポーネントを簡単にカスタマイズしてブランディングし、スポンサーにもカスタマイズオプションを提供できる
- 参加者が対面式かバーチャルかにかかわらず、参加者の登録データと行動データに基づいてコンテンツや連絡先を推奨し、各参加者のイベント体験をパーソナライズ
違いを生み出すイベント管理ソリューション
ここでは、イベント管理ソフトウェアの選び方を評価する際に役立つ、基本的な質問をリストアップしています。
- 現在、どのようなイベントを開催していますか？今後どのようなイベントを企画したいですか？
- ソフトウェアを扱うのにチーム全体が必要でしょうか、それとも一人ですべてをこなせるでしょうか？
- ソフトウェアは、対面式と仮想のイベントをサポートしていますか？
- ソフトウェアの価格は？
- ソフトウェアを購入した後に、サービス料などの追加費用が発生するか？
- そのソフトウェアは、あなたが使っている他のソフトウェアと統合できますか？
マーケティング イベントに関する口コミは良いものですが、潜在的な聴衆にリーチするには十分ではありません。Eメールマーケティングを含む、イベントのプロモーションやマーケティングに対応できるソフトウェアが必要です。優れたソフトウェアには、時間を節約するためのEメールテンプレートが用意されており、カスタムブランディングのオプションも付いています。また、リマインダーや確認メールを自動化し、コンタクトデータやエンゲージメント（開封、クリック、コンバージョン）、メールパフォーマンスデータ（送信、開封率、バウンス）を集計することができます。
イベント登録に欠かせない要素のひとつに登録ページがあります。つまり、ブランディングやロゴ、パートナー広告バナーなどで登録ページをカスタマイズできるような柔軟性が必要です。また、高いトラフィックを処理し、必要に応じてアクセスを制限できるような強力なソフトウェアでなければなりません。また、イベントに関するFAQをダウンロードできるようにするのもよいでしょう。プロからのアドバイス：ベンダーに、今後のイベント用に登録ページを「コピー」できるかどうか尋ねてみてください。
チェックイン・ツールまたはアプリ
アプリと対面式チェックインの良いところは、参加者がチェックイン方法を選べることです。長蛇の列ができても、アプリを使えば素早くチェックインできます。
イベント管理アプリ
イベントアプリは、すべてを一箇所に集め、貴社、スポンサー、出展者、参加者間の連携を強化します。イベントアプリは、地図、スピーカーの経歴、セッションの要旨、ネットワーキング用の参加者リスト、ゲーム、景品など情報をまとめておくのに最適な場所です。ソーシャルメディアのフィードがアプリと統合され、リアルタイムの更新とインタラクションが可能であることを確認し、参加者同士がメッセージをやり取りできるようにする必要があります。また、アプリを使用して、セッション中やセッション後にライブ投票を行ったり、バッジをスキャンしてリードを収集したりすることも可能です。アプリがAndroidやiOSデバイスと互換性があり、継続的にサポートされていることを確認してください。
アポイントメントを設定する イベントアプリやイベント管理プラットフォームを通じて、参加者はイベント前やイベント中にベンダーとのアポイントメントを簡単に設定できるようにする必要があります。
アンケート、投票、Q&A
アンケートツールをイベントプラットフォームに統合することで、データ収集の機会を得ることができます。アンケートを簡単に作成するためのテンプレートが用意されているプロバイダーを探しましょう。
アナリティクス
データはイベントの集大成です。参加者の行動を追跡し、データを取得し、参加者の行動を分析することで、ROIを明確に把握することができます。対面式イベントからハイブリッドイベント、バーチャルイベントまで、適切なプラットフォームがあれば、成功につながるでしょう。適切なイベント管理プラットフォームの選択に関する詳細については、バーチャルイベントプラットフォームのデモをリクエストして、当社のアソシエイトにご相談ください。
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