共催イベントのリード共有を安全に！事務局を効率化する複数管理機能

複数の企業で一つのイベントを開催する「共催イベント」は、お互いの集客力を活かせる素晴らしい手法です。

しかし、イベント担当者のみなさんにとって、事後の「リード共有（※1）」は胃が痛くなるような作業ではないでしょうか。

• 「参加者リストを各社ごとに仕分ける作業だけで数日かかってしまう」
• 「個人情報を扱うため、メールでのリスト送付にセキュリティ上の不安がある」
• 「共催企業からデータ共有の催促が来ているけれど、集計が終わらず板挟みになっている」

多くの担当者が、手作業によるデータの受け渡しや、プライバシー保護の観点でのリスク管理に頭を抱えています。

現在、こうした課題を解決し、安全かつスムーズな事務局運営を実現するために、イベント管理システム（※2）を活用した「データ連携の自動化」が標準的な手法となりつつあります。

この記事では、eventory(イベントリー)の複数管理機能を活かして、事務局の工数を最小限に抑えながら共催企業との連携を強化する方法を詳しく解説します。

※1：リードとは、自社の製品やサービスに興味を持ってくれた「見込み顧客」の情報のことです。

※2：イベント管理システムとは、イベントの集客から受付、データ分析、顧客管理までを一貫して行えるツールのことです。

この記事のポイント

• 課題：共催イベントにおいて、各社へのリード配布を手作業で行っているため、情報の取り違えや漏洩のリスク、集計作業の膨大な工数が大きな負担になっている
• 解決策：イベント管理システムの「複数のイベントを横断した管理」や「企業出展展示ブース」機能を活用し、安全な権限設定に基づいた自動データ共有の仕組みを構築する
• 運用：事務局が中央でコントロールを行いながら、各共催企業が自社のリードのみをリアルタイムで確認できる環境を整え、事後の営業連携のスピードを最大化する

共催イベントにおける安全なリード共有の重要性と近年の議論

イベントを通じた顧客情報の共有には、常に「個人情報保護法（※3）」への配慮が求められます。

これまでは、事務局がCSVファイルをダウンロードし、パスワードをかけて各社に送付するという方法が一般的でした。

しかし、この方法では「誤送信」のリスクが排除できないだけでなく、ファイルを受け取った後の各社の管理状況まで把握することが困難です。

最近では、情報を「送る」のではなく、各社に専用の「閲覧権限（※4）」を与え、システム上で必要な分だけを確認してもらう運用が議論されています。

これにより、事務局は配布の手間から解放され、各企業はイベント終了直後、あるいは開催中から自社のリードを確認し、最速で営業活動を開始できるようになります。

※3：個人情報保護法とは、個人の権利や利益を守るために、個人情報の取り扱いに関するルールを定めた法律のことです。

※4：閲覧権限とは、特定のユーザーに対して、システム内のどのデータを見ることができるかを制限する設定のことです。

eventoryが解決する、事務局運営とリード共有の課題

イベント管理ツールであるeventory(イベントリー)は、事務局と共催企業の双方が抱えるフラストレーションを、システムの構造によって解消します。

事務局側でよくあるのが、「どの企業がどのリードを保有すべきか」の仕分け作業です。

アンケート結果や視聴データをもとに手動で振り分ける作業は、参加者が増えるほど指数関数的に工数が増大します。

eventory(イベントリー)は、「企業出展展示ブース」や「複数のイベントを横断した管理」機能により、特定の企業に紐づくアクション（資料ダウンロードやブース訪問など）を自動で判別します。

これにより、事務局が介在することなく、各社の管理画面に必要なデータだけが整理された状態で表示されます。

複数管理機能を活かした事務局運営の効率化フロー

eventory(イベントリー)を活用することで、事務局の工数はどのように変化するのでしょうか。

具体例を以下の表にまとめました。

複数のイベントを横断した管理とリアルタイム確認

大規模な共催イベントでは、複数のウェビナーが並行して開催されることもあります。

eventory(イベントリー)の「複数のイベントを横断した管理」機能を使えば、参加者がどの企業のセッションに参加したかを一つの画面で俯瞰できます。

さらに、視聴データリアルタイム確認（※5）により、イベントが終わるのを待たずに各社へ状況を共有することが可能です。

MA/CRM連携による営業活動の加速

共有されたデータは、そのまま「外部MAツール連携機能（※6）」を通じて各社の社内システムへ同期できます。

事務局が仲介する時間をゼロにすることで、共催企業の満足度を高め、次のイベント開催に向けた強固な信頼関係を築くことができます。

※5：視聴データリアルタイム確認とは、オンラインイベント中に、誰がどのくらい視聴しているかを即座に把握できる機能のことです。

※6：外部MAツール連携機能とは、マーケティングオートメーションなどの営業支援ツールとデータを自動で繋ぐ機能のことです。

事務局の工数を50％削減した、共催イベントの成功ストーリー

あるIT関連団体では、年に一度、15社が参加する大規模な共催イベントを開催していました。

以前は、イベント終了後に事務局の3名がかりで、1,000名を超える参加者のアンケートと視聴ログを照らし合わせ、15社分に分割する作業に約1週間を費やしていました。

この状況を改善するため、団体はeventory(イベントリー)を導入しました。

各社に「企業出展展示ブース」の権限を割り当て、参加者が興味を持った企業のブースから直接資料をダウンロードできる環境を整えました。

その結果、イベント終了と同時に各社へのリード共有が自動的に完了し、事務局のデータ加工工数は実質ゼロになりました。

共催企業からも「イベント当日の午後にはお礼メールが送れた」と非常に高い評価を得ており、運営コストの削減と成果の最大化を同時に実現しています。

よくある質問

まとめ: 共催企業とのリード共有を安全かつスムーズに

共催企業とのリード共有を安全かつスムーズに行い、事務局運営を効率化する方法について解説しました。

個人情報保護の重要性が高まる中、手作業によるファイル配布はリスクが大きく、何より事務局の貴重な時間が奪われてしまいます。

イベント管理システムであるeventory(イベントリー)の複数管理機能を活用すれば、安全性を担保しながら、事務局の工数を劇的に削減し、共催企業へ最高の体験を提供することが可能です。

データの受け渡しに追われる運営から卒業し、より戦略的なイベントの企画・改善に時間を使える体制へとアップデートしてみませんか。