リアル展示会のデータを翌日活用！来場者スキャンで営業インサイドセールスを最速化する仕組み

展示会への出展には多くの費用と準備時間がかかるため、投資したコストに見合う成果を出したいと誰もが考えます。

しかし、せっかくブースにたくさんの来場者を迎えても、その後の営業活動への連携で悩んでいませんか。

• 「ブースで集めた名刺やバーコードのデータ化に数日かかり、お礼メールの送信が遅くなってしまった」
• 「イベント終了後にデータをまとめている間に、来場者の熱量が下がって他社に先を越されてしまった」
• 「現場の出展担当者とインサイドセールス（※1）の連携がうまくいかず、商談の機会を逃している」

多くの費用をかけて出展したリアル展示会において、このような課題を抱えている企業は少なくありません。

こうした課題を解決し、展示会の成果を最大化するために、イベント管理システム（※2）の活用が進んでいます。

来場者のスキャンデータを瞬時にデジタル化し、翌日にはインサイドセールスがアプローチを開始できる仕組みについて詳しく解説します。

※1：インサイドセールスとは、見込み顧客に対して電話やメール、ビデオ通話などを用いて遠隔から営業活動を行う役割のことです。

※2：イベント管理システムとは、イベントの企画から集客、当日の受付管理、データ分析までを統合して行うプラットフォームのことです。

この記事のポイント

課題：展示会で集めた来場者データのデジタル化に時間がかかり、インサイドセールスの初動が遅れて商談機会を逃している

解決策：イベント管理システムを導入し、現場での来場者スキャンデータを瞬時にデジタル化して顧客管理システムと自動連携する

運用：展示会翌日には熱量の高い来場者リストをインサイドセールスへ渡し、最速のアプローチで出展コストの無駄をなくす

出展コストを無駄にしない！展示会後に来場者データを「最速」で活用すべき理由

展示会出展の成功は、イベント当日の集客だけでなく、終了後のフォローアップの「速さ」に左右されます。

従来の展示会運用では、来場者の名刺を預かったり、主催者が用意した端末でバーコードを読み取ったりした後、そのデータを自社のシステムに取り込むまでに大きなタイムラグが発生していました。

手作業によるデータ入力やリストの精査には多くの時間がかかり、営業部門にリストが渡る頃には展示会終了から1週間近く経っていることも珍しくありません。

来場者が展示会で得た記憶や興味の熱量は、時間の経過とともに急速に低下します。

他社も同時にアプローチを開始しているため、初動の遅れはそのまま競合への遅れに直結します。

どれほど多くのリード（※3）を獲得しても、動くのが遅ければ出展コストは無駄になってしまいます。

投資したコストを確実に商談や受注へと繋げるためには、データを瞬時にデジタル化し、翌日にはインサイドセールスが動ける体制を構築することが重要です。

※3：リードとは、自社の製品やサービスに関心を持っている見込み顧客のことです。

eventoryが解決する、リアル展示会後の営業連携における課題の要点

1.  1. データ化の遅れ： 紙名刺の手入力によるタイムロスをゼロに。
2.  2. 営業連携の分断： MA/CRM連携で、獲得データを即座に営業へパス。
3.  3. 追客の優先順位不足： スコアリング機能で「今すぐアプローチすべき顧客」がひと目で判明。

イベント管理ツールであるeventory（イベントリー）は、リアル展示会でのデータ化の遅れと営業連携の分断という課題を、独自のシステムによって解決します。

一般的なイベント管理ツールでは、オンラインウェビナーには強くても、リアル展示会の現場におけるチェックイン・出場管理（※4）や、その場でのデータ化に対応していないケースがあります。

そのため、リアルイベントとデジタルデータの管理が別々になってしまい、運用の手間が減りません。

eventory（イベントリー）は、リアルとオンラインのどちらにも対応できるプラットフォームです。

展示会の現場で来場者データをスムーズに取得し、それを即座にデジタル化して外部MAツール連携機能（※5）により顧客管理（CRM）（※6）へ流し込むことができます。

※4：チェックイン・出場管理とは、イベント会場への来場者の入場や退場をシステム上で記録・管理する機能のことです。

※5：外部MAツール連携機能とは、マーケティングオートメーション（MA）ツールやCRMシステムとデータを自動で共有する機能のことです。

※6：顧客管理（CRM）とは、見込み顧客や既存顧客の情報を一元管理し、良好な関係を構築するためのシステムのことです。

【比較表あり】名刺データ化から翌日のインサイドセールス始動までの具体的な流れ

eventory（イベントリー）を活用し、展示会翌日にインサイドセールスが最速でアプローチを開始する仕組みの全体像を解説します。

従来の運用と最新のデジタル運用の違いは以下の通りです。

現場でのスキャンと瞬時のデジタル化

展示会のブースに来場した顧客の情報を、eventory（イベントリー）のシステムを用いてその場でスキャンします。

この瞬間にデータがデジタル化され、ダッシュボード管理機能（※7）によって本部にリアルタイムで共有されます。

紙の名刺を仕分けたり、手入力したりする手間は一切発生しません。

顧客管理システムへの自動連携とスコアリング

スキャンされた来場者データは、連携されたCRM（顧客管理システム）やMA（マーケティング自動化）ツールに自動で同期されます。

さらに、参加者のスコアリング機能（※8）を活用することで、来場者がブース内のどのセミナーを聴講したか、どのような属性かといったデータをもとに、見込み度合いを自動で点数化します。

インサイドセールスは、翌日の朝にシステムを開くだけで、優先的にアプローチすべき顧客のリストを確認できます。

翌日のパーソナライズドアプローチ

インサイドセールスは、自動算出されたスコアリング（見込み度）リストをもとに、展示会翌日という最高のタイミングでアプローチします。

事後アンケート（※9）の回答内容なども事前に画面で確認できるため、顧客の関心に合わせた最適な提案を行うことができ、商談化率を大幅に高めることが可能になります。

※7：ダッシュボード管理機能とは、イベントの状況やデータを一画面で視覚的にまとめて管理できる機能のことです。

※8：参加者のスコアリング機能とは、顧客の行動や属性に合わせて点数を付与し、関心度を可視化する機能のことです。

※9：事後アンケートとは、イベントに参加した後の顧客に対して意見や興味を尋ねるアンケートのことです。

データの即時連携により商談獲得数を向上させた企業の成功ストーリー

ある製造業（BtoB企業）では、5日間かかっていた名刺登録を当日に短縮し、インサイドセールスの初動を早めたことで、商談化率を従来の3倍（6.5%）へ向上させました。

インサイドセールスが電話をかける頃には、顧客は展示会の内容を忘れてしまっており、商談に繋がる確率はわずか2.0%にとどまっていました。

この状況を改善するため、企業はeventory（イベントリー）を導入しました。

ブースでの受付と来場者管理をシステムに一本化し、データがCRMへリアルタイムに連携される環境を整えました。

導入後の展示会では、イベントの翌日朝にはインサイドセールスが「昨日は弊社ブースにお立ち寄りいただきありがとうございました」と、顧客の熱量が最も高い状態でアプローチを開始しました。

その結果、データ化までの時間は当日のうちに完了するようになり、インサイドセールスの初動が早まったことで、商談化率は従来の3倍以上となる6.5%にまで向上しました。

出展コストを無駄にすることなく、大きな営業成果を生み出すことに成功しています。

【Q&A】eventory（イベントリー）の展示会データ連携に関するよくある質問

まとめ: 最新のeventoryを活用して展示会マーケティングの成果を最大化する

リアル展示会における来場者スキャンデータを瞬時にデジタル化し、翌日のインサイドセールス活動に繋げる仕組みについて解説しました。

費用をかけて出展する展示会だからこそ、獲得したリードを死蔵させず、最速で営業へと引き継ぐ体制が求められます。

イベント管理システムであるeventory（イベントリー）を導入することで、現場でのスキャンからCRM連携、翌日のアプローチにいたる一連のワークフローを自動化し、営業の初動を圧倒的にスピードアップできます。

データ遅延による機会損失をなくし、投資対効果を高めるデータ駆動型の展示会運用へ一歩踏み出してみませんか。