海外向けウェビナーを成功に導く！時差と言語の壁を越えるイベント管理ツール「eventory」の活用法

グローバル人材の採用や海外市場へのアプローチにおいて、海外留学生や現地人材に向けたウェビナーの活用が進んでいます。しかし、国や地域をまたぐ広域なイベント運営を担当するみなさんは、このような独特の悩みを抱えてはいないでしょうか。

• 「日本時間で告知したため、現地の参加者が開催時間を勘違いして不参加になってしまう」
• 「英語と日本語の両方で案内文やフォームを作成するのが大変で、誤訳や運用ミスが発生しやすい」
• 「時差があるためリアルタイム参加できない層へ、どのようなフォローを行えば良いか分からない」

距離や時間の制約を超えて世界中の優秀な人材と接点を作るためには、参加者がストレスを感じないシステム環境が欠かせません。今回は、時差や言語の壁をスムーズに解消するグローバル対応のイベント管理プラットフォーム「eventory（イベントリー）」を活用し、海外向けイベントを成功させるための最新の運営ノウハウについて詳しく解説します。

海外向けウェビナー成功のポイント（課題と解決策）

課題：国ごとの時差（タイムゾーン）による参加日時の誤解や、英語・日本語などの複数言語による案内作成・管理の不備で参加率が低下する

解決策：視聴者の環境に合わせて時差を自動変換する機能や、多言語表示に対応したイベント管理システムを導入する

運用：多言語フォームで世界中からスムーズに集客し、リアルタイム配信と時差を考慮したアーカイブ配信を組み合わせて参加機会を最大化する

海外留学生向けウェビナーで発生する「時差」と「言葉」の障壁

日本国内向けのイベントとは異なり、海外留学生を対象とする場合は「現地時間の把握」が最大のボトルネックとなります。

例えば、日本時間の19時に開催する場合、アメリカ東部標準時（EST）では同日の朝5時、欧州の中央ヨーロッパ時間（CET）では昼の11時となります。案内文に「日本時間」としか記載されていないと、現地で生活する参加者は計算を間違えやすく、当日の無断キャンセル（ノーショー）の発生原因となります。

最近議論されている論点は、こうした「時間と表記のすれ違い」をシステム側で自動的に補正し、いかに現地の参加者へ親切な案内を届けられるかという点です。参加者の端末設定に合わせて日時を自動表示する仕組みや、切り替えがスムーズな多言語フォームの活用が、グローバルイベントの成功を大きく左右します。

eventoryが実現するグローバルイベントのストレスフリー運営

イベント管理ツールであるeventory（イベントリー）は、世界中からのアクセスを想定した国際化機能を標準で備えています。

従来の一般的な配信・集客ツール（導入前）と、グローバル機能に優れたeventory（導入後）の違いを、以下の比較表にまとめました。

複数言語対応と自動タイムゾーン設定

eventoryの「複数言語対応」を利用することで、海外留学生も母国語や得意な言語（英語・日本語など）でストレスなく「登録フォーム」への入力が可能です。さらに、自動タイムゾーン設定によって、参加者自身のカレンダーツール（Googleカレンダーなど）へ正確な現地時間でスケジュール登録を行ってもらえます。

アーカイブ動画配信と時差に配慮したプッシュメール

リアルタイム参加が難しい時差の地域の留学生には、「アーカイブ動画配信」機能が効果的です。「サンクスメールやアンケート未回答者へのプッシュメール配信」を活用し、時差を考慮した最適なタイミングでアーカイブ視聴案内を届けることができます。

国境を越えた集客からフォローまでの具体的な運用ステップ

時差のある海外留学生をスムーズに誘導するためには、申し込みから事後の視聴までの流れを自動化することが重要です。

最初のステップとして、「イベントLP作成」機能を用いて英語と日本語をシームレスに切り替えられる募集ページを作成します。

当日は、「完全独自配信機能」を通じて高品質な映像と音声を世界各地へ届けます。「視聴データリアルタイム確認」を行うことで、どの国や地域から何名の参加者がアクセスしているかをリアルタイムで把握できます。

配信終了後は、「ログイン不要でアンケートに回答できるQRコードアンケート機能」や「事後アンケート」を実施。回答データは「ダッシュボード管理機能」に集約され、参加者の関心度を定量的（※1）に把握できます。

※1：定量的とは、数値やデータを用いて客観的に評価や分析を行うことです。

時差によるノーショー率を半減させ海外からの参加者を3倍に増やした導入事例

海外大学に在籍する優秀な日本人留学生を対象とした採用ウェビナーを実施していたある企業では、以前は日本時間ベースでのみ告知を行っていました。そのため、アメリカやヨーロッパに滞在する留学生からの「時間を間違えて参加できなかった」という不満が多く、申込みに対する当日の参加割合（出席率）が4割程度にとどまっていました。

同社はイベント運営基盤としてeventoryを採用。自動タイムゾーン表示と複数言語対応の登録フォームを導入しました。

参加者は自身の現地時間に合わせた正確なリマインドメールを受け取れるようになり、時差による「すれ違い」が解消。結果としてイベントへの出席率は8割にまで大幅改善しました。さらに、リアルタイム配信後にアーカイブ動画配信を行ったことで、時差の大きい地域からの延べ視聴者数が従来の3倍へと拡大しました。

よくある質問

【海外向けウェビナー成功の3つの鍵】

• 自動タイムゾーン変換による、現地の正確な日時案内
• 1つのページで完結するスマートな多言語対応フォーム
• 時差を考慮したアーカイブ配信とプッシュメールの自動化

まとめ: 時差と言語の壁をなくし、グローバルな出会いを広げる

海外留学生向けのウェビナーにおいて、時差や言語による障壁を取り除くことは、参加者の満足度を高める最も重要な要素です。

多言語対応と自動タイムゾーン変換を備えたeventoryを活用することで、世界中のどこにいる参加者に対しても、まるで隣の部屋にいるかのようなスムーズで快適なイベント体験を提供できるようになります。

テクノロジーの力を活かして時間と距離のハードルをクリアし、グローバルな素晴らしい出会いを創出していきませんか。