ハイブリッドイベントの最適な構成：オンラインとオフラインの格差を解消し成果を生むイベント管理
イベント担当者が抱えるハイブリッドイベント運営の悩み
イベント担当者の皆さまは、オンライン（配信）とオフライン（会場）を組み合わせたハイブリッドイベント（※1）の企画・運営にあたり、「会場参加者とオンライン参加者で体験に差が出てしまう」「別々に収集した参加データをどう統合・分析すればいいかわからない」「配信と現場のオペレーションが複雑すぎてミスが起きやすい」といった課題を抱えてはいないでしょうか。
ハイブリッド形式は、より多くの参加者にリーチできるメリットがある一方で、二つの異なるイベントを同時に運営するようなものであり、運営側の負担が格段に増大します。特に、イベントの成否を分けるのは、参加形態に関わらず質の高い体験を提供し、参加者の詳細な行動をデータとして捉え、その後のマーケティング活動へ活かせるかどうかにかかっています。
（※1）ハイブリッドイベント：リアルな会場での開催（オフライン）と、その内容をインターネットで同時配信する形式（オンライン）を組み合わせたイベントのことです。
ハイブリッドイベントの最適な構成と解決すべき課題
ハイブリッドイベントの価値を最大化する統合的なイベント管理システム
ハイブリッドイベントを成功させるためには、単に映像を配信するだけでなく、オンラインとオフラインの参加者を一つのコミュニティとして捉え、シームレスな体験を提供するための統合的なイベント管理システムが必要です。
1. 参加者体験の格差解消：オンラインでも「参加」できる仕組みを構築する
従来のハイブリッドイベントでは、会場参加者はネットワーキングやブース訪問ができるのに対し、オンライン参加者は「視聴」するだけになりがちでした。この格差を解消し、オンライン参加者にもイベントの「主体者」となってもらうことが、エンゲージメント維持と満足度向上の鍵となります。
オンライン参加者を「当事者」にするライブコミュニケーション
- 双方向のQ&Aと投票: Eventoryの完全独自配信機能と連携したライブコミュニケーション機能を利用し、オンライン参加者からの質問をリアルタイムで受け付け、会場の登壇者に直接届けます。質問内容を画面上に表示したり、関連するアンケート投票をその場で行ったりすることで、オンライン参加者の意見が会場の議論に反映され、「自分も参加している」感覚を生み出します。
- チャット・リアクション機能: 配信画面の横に設置されたチャット機能や、ワンクリックで送れるリアクション機能（拍手、いいねなど）を通じて、オンライン参加者が会場の熱量やムードをリアルタイムで共有できるようにします。
ビジネス機会を創出するネットワーキング環境
- 参加者同士のオンライン商談: オンライン参加者も会場の参加者や出展者と交流できるように、プラットフォーム上で簡単にプロファイルを検索し、関心に基づいて参加者同士のオンライン商談（日程調整、ビデオ通話）を設定できる機能を提供します。
- 仮想企業出展展示ブースの整備: 会場に出展されたブースをオンライン上に企業出展展示ブースとして再現し、オンライン参加者も資料ダウンロードや個別チャット相談ができる環境を提供します。
2. データ統合の実現：分断された情報をマーケティング資産へ
ハイブリッドイベントの最大の課題は、オフラインの行動データとオンラインの行動データが分断されてしまうことです。イベント管理システムに両方のデータを統合し、分断された情報をマーケティング資産として活用できる状態にすることが、PDCAサイクルを回すための重要な基盤となります。
参加形態を超えた行動データの統合
- オフライン行動のデジタル化: 会場での受付データ、ブース訪問データ（QRコードなどを用いたトラッキング）、会場で回答されたログイン不要でアンケートに回答できるQRコードアンケート機能の回答内容など、オフラインで発生する全ての行動をイベント管理システムにデジタルデータとして収集します。
- オンライン行動の詳細な追跡: オンライン配信においては、どのセッションを、誰が、何分間視聴したか、途中で離脱したか、チャットやQ&A機能にどれだけ関与したかといった詳細な視聴デーリアルタイム確認データを収集します。
- 単一プロファイルへの集約: これらオンライン・オフラインで取得された全てのデータは、参加者ごとの**単一のプロファイル（顧客データ）**に自動的に集約されます。これにより、イベント担当者は、参加形態に関わらず、ある参加者がイベント全体でどれだけ熱量を持って関わったかという全体像を正確に把握できます。
Eventoryが解決するハイブリッドイベントの課題
一元管理で運営をシンプルに、データをマーケティング成果へ
Eventory（イベントリー）は、リアル（オフライン）とオンライン（配信）の運営に必要な全ての機能を統合したイベント管理システムです。
Eventoryを導入することで、イベント担当者は、煩雑な二重管理から解放され、参加形態に関わらず、全ての参加者の行動を一つのシステム上でデータとして収集・分析し、BtoBマーケティングの成果を最大化できます。
課題を解決しうるEventoryの機能とメリット
1. 運営オペレーションを統合する機能
- イベントLP作成/登録フォーム: オンライン・オフライン両方の参加者向け登録フォームを統一されたデザインで簡単に作成し、参加形態ごとの管理をイベント管理システム内で一元化します。
- チェックイン/視聴管理: リアル会場の受付と、オンラインのログイン・視聴履歴を一つのシステムで処理します。会場受付にはQRコードを利用したチェックイン/視聴管理でスムーズな入退場を実現します。
- カスタマイズしたメール配信: 参加形態やセッション視聴履歴に応じて、カスタマイズしたメール配信（リマインド、サンクスメール、アンケート未回答者へのプッシュメールなど）を自動化でき、運営工数を大幅に削減します。
2. 行動データを収集し成果につなげるデータ機能
- 視聴データのリアルタイム確認: オンライン参加者のセッションごとの視聴時間や離脱ポイントをリアルタイムで把握し、コンテンツ改善に活かせます。
- 外部MAツール連携機能: データを**マーケティングオートメーション（MA）や顧客管理（CRM）**システムに自動連携し、熱量の高いうちに個別フォローアップを開始し、リード育成を加速させます。
Eventoryの導入事例・成功ストーリー
IT企業G社のハイブリッドイベント体験統一事例
IT企業G社は、大規模な年次カンファレンスをハイブリッド形式で開催しましたが、オンライン参加者の満足度が低いことが課題でした。
Eventoryの統合プラットフォームを導入した結果、完全独自配信機能と連携したライブコミュニケーション機能を利用し、オンライン参加者からのQ&Aや投票を会場スクリーンに映し出しました。また、オンラインでも出展者と個別商談ができる参加者同士のオンライン商談機能を活用。これにより、オンライン参加者からのイベント満足度が前年比15%向上し、会場参加者と同等以上のエンゲージメントを達成しました。
金融機関H社のデータ統合による商談創出事例
金融機関H社は、ハイブリッド形式のセミナーで、会場参加者とオンライン視聴者を別々のツールで管理していたため、イベント後のフォローアップが遅れがちでした。
Eventoryの複数のイベントを横断した管理機能を活用し、両チャネルのデータを一元化。さらに「会場で特定ブースに立ち寄り、かつオンラインでアーカイブ動画を全て視聴した」参加者を高確度リードとして特定しました。その結果、イベント後の商談獲得までのリードタイムが30%短縮され、イベントからの収益貢献度が大幅に向上しました。
まとめ: ハイブリッドイベントの最適な構成は「統一された体験とデータ」
ハイブリッドイベントの最適な構成とは、オフラインとオンラインの参加者に対して、イベント管理システムを通じて統一された高品質の体験を提供し、その過程で得られた全ての行動データをシームレスに収集・活用することです。
Eventoryは、配信、受付、ネットワーキング、そしてデータ連携といったハイブリッドイベントの成功に必要な機能を統合し、イベント担当者の運営課題を解決します。
貴社のハイブリッドイベントの構成最適化や、データ活用の仕組みづくりにお悩みでしたら、ぜひEventoryの活用をご検討ください。
イベント運営の成功に向けた具体的なヒントを得るために、お気軽に資料請求やお問い合わせをしてみてください。
