事例紹介 大阪大学様 | Eventory(イベントリー)

事例紹介 大阪大学様

Eventoryを活用いただき実施されたイベント

「大阪大学理学研究科 International Summer Program 2022 Online」

大阪大学理学研究科を海外へアピールする場として企画された国際交流イベント。

主に海外の大学生を対象として、研究紹介や懇親の機会を設けることにより、理学研究科の研究力の高さをアピールするとともに、同研究科への進学を考えるきっかけとすることを目的としている。 

同イベントの開催責任者様からEventoryを活用した感想、経緯などをお話いただきました。

イベントの概要/以前の状況

「本イベントは、コロナ禍以前はハンズオン型で実施していました。海外の協定校等から参加者を募り、約1か月の間、研究室での研究活動を実体験してもらうという内容です。この短期留学を通じて本研究科の研究力を海外にアピールするとともに、将来の優秀な留学生を獲得するきっかけとなることを目指していました。」

コロナ禍の影響を受けて、オンラインでの開催となって以降は、従来の内容を変更し、本研究科の研究紹介に重点を置いて実施しています。

Eventoryの採用を決めたきっかけについて

昨年、短期留学に代わるイベントとして初めてオンラインによるプログラムを企画しました。

大学の公式SNSなどを通じて周知した結果、当時、大学発信のイベントが少ない状況だったこともあり、多くの方からエントリーがありました。

一方、参加者の管理、コミュニケーションのハンドリング、当日の運営など、限られた人員で行うのはとても大変でした。アンケートも十分に取ることができず、「ただオンラインで配信した」だけのイベントになってしまった側面があります。

今年はなにかサポートサービスを導入したいと考え、手軽に運営するためのツールを探していたときにEventoryに出会いました。Eventoryでできることなどを伺った結果、参加者のステータス管理、一斉連絡やライブ配信のリンクの送付、ロビー案内、アンケートといった機能が充実していたことから、オンラインでのイベントを無駄なく簡潔に運営できるツールとして採用を決めました。

Eventory活用のポイントについて

Eventoryを導入した結果、今年は運営の負担が大きく軽減されました。

例えば、昨年は参加者への大量のメールを通常のメーラーを使って一度に送ったり、参加内容や属性に合わせてセグメントして送ったりしなければならず、とても大変だったのですが、今年はこの作業がかなり容易になりました。 

▼ラベルを使って属性を管理

▼複数のセグメントのメールを一斉送信

当日のライブ配信に誘導するためのリンクも、昨年は直前に参加者にメールなどで連絡するといった慌ただしい対応となっていましたが、今年はライブ配信リンクなどの情報がEventoryのページ上にまとまっているので、直前に連絡する必要がなくスムーズに進められました。

▼LIVEに参加するには赤い「LIVEに参加」ボタンをクリックするだけで視聴可能

参加者に対して行ったアンケートでも、昨年は参加された内容と参加者のステータスの紐付けができていなかったため、アンケートを取るだけになってしまっていたのですが、今回はアンケート内容と参加イベントを紐付けて集計できたので、今後の広報、イベント、留学フェアを考える上で参考になるデータを得ることができました。

参加者のIDに紐付いたアンケートでイベントの感想や改善について幅広く感想を得られた。

当日のイベント自体は、アンケートを見ると昨年同様、全体的に満足いただけているようでした。新しいツールを使ったことによる混乱もなく、スムーズに視聴いただけたと思います。

昨年は、参加者とのやりとりで手一杯で、イベントサイトなども作る余裕がなかったので、そのあたりも少し余裕を持って運営できたと思います。

登録後から当日および終了後のアーカイブ配信まで参加者が情報を得られるイベントの「ロビー」

今後について

最近はオンラインイベントが飽和状態にあり、セミナーなどの情報を掲載してもさほど反応がないことが多くなりました。すでに日本以外では各国、行き来できる状態になっていることも多いかもしれません。

今後は、リアルに開催する今までの交流イベントを復活できればと思っていますが、広く情報発信、コミュニケーションできるオンラインイベントも別の形で継続したいと考えています。インタラクティブなセッション、動画視聴だけではないコミュニケーションを安全な環境で、ある程度コントロールしながらできると面白いかもしれません。

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