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イベント管理システム活用術：イベントを成功に導くイベント管理とは

イベント管理のこんな課題に悩んでいませんか？

イベントは、見込み顧客と直接接点を持つ貴重な機会であり、企業の成長に不可欠なマーケティング戦略の一つです。しかし、イベントの企画から開催、そして終了後まで、そのプロセスには多くの課題が潜んでいます。もしあなたが、以下のような悩みを抱えているなら、本記事がその解決策を見つける手助けになるでしょう。

煩雑な準備作業に追われ、本来注力すべき企画や集客に回せない
- イベントLPや登録フォームの作成、参加者とのやり取り、当日の受付対応など、業務が多岐にわたり、担当者の負担が重くなりがちです。
イベントの効果がわからず、次につながらない
- イベント後のデータ分析やアンケート集計に時間がかかり、せっかくのデータをうまく活用できません。成果が見えないため、次のイベント開催に踏み切れないというケースも少なくありません。
獲得したリードを商談に結びつけられない
- イベントで得た顧客情報（リード）がCRMやMAツールと連携できず、フォローアップが遅れてしまい、商談機会を逃してしまうことがあります。

これらの課題を解決し、イベントの効果を最大限に引き出すためには、効率的なイベント管理が欠かせません。本記事では、イベントを成功に導くためのイベント管理システムの活用方法と、オールインワンツール「Eventory（イベントリー）」がどのように貢献できるかを詳しく解説します。

成功するイベント管理とは？その全体像と重要なステップ

イベント管理は、単なる運営業務ではありません。イベントの目的を達成し、事業成果につなげるための戦略的なプロセスです。このプロセスは、企画、実行、評価の3つのフェーズに分けられ、それぞれに重要なポイントがあります。

1. 企画フェーズ：イベントの設計と準備

この段階で、イベントのゴールを明確に設定します。

目的とKPIの設定: 「新規リードを200件獲得する」「商談化率10%を目指す」など、具体的で測定可能な目標（KPI）を定めます。
ターゲットとコンテンツの設計: 誰に、何を伝えるかを明確にし、参加者の興味を引くコンテンツを企画します。
イベント管理ツールの選定: 企画から運営、事後分析まで一元管理できるイベント管理システムを選定することで、後の業務負担を大幅に軽減できます。

2. 実行フェーズ：集客と運営

企画した内容を実行に移す段階です。

効率的な集客: イベントLPや登録フォームを迅速に作成し、SNS広告やメールマーケティングを通じてターゲットにアプローチします。
スムーズな受付: QRコードを活用したチェックイン管理など、当日の受付を円滑にし、参加者に良い第一印象を与えます。
ライブコミュニケーション: オンラインイベントでは、チャットや質疑応答機能を通じて、参加者とのリアルタイムな交流を促し、エンゲージメントを高めます。

3. 評価フェーズ：データ分析とフォローアップ

イベント終了後、得られた成果を最大化する段階です。

データの可視化: 参加者の視聴履歴やアンケート結果などのデータを分析し、イベントの投資対効果（ROI）を測定します。
リードの特定と育成: 参加者の関心度をスコアリングし、有望なリードを特定します。これらのリードに対し、パーソナライズされたフォローアップを行います。

Eventoryが解決する3つのイベント管理課題

「Eventory」は、イベント管理の全フェーズをサポートするオールインワンのイベント管理ツールです。手作業による煩雑な業務を自動化し、データの活用を促進することで、前述した担当者の悩みを根本的に解決します。

1. 煩雑な業務を自動化し、イベント運営を効率化

Eventoryは、イベント運営に関わる多岐にわたる業務を一つのプラットフォームで完結させます。

イベントLP作成・登録フォーム: デザインテンプレートが豊富で、専門知識がなくても直感的な操作でLPを作成できます。カスタマイズ可能な登録フォームで、必要な情報を効率的に収集。
チケット・チェックイン管理: チケットの発券や割引コードの発行が簡単に行え、QRコードによるスムーズなチェックインで、参加者のストレスを軽減します。
独自配信機能: 安定した高画質配信機能により、ウェビナーやオンラインセミナーも安心して開催できます。

2. イベントデータ分析を効率化し、効果を可視化

Eventory AIを活用することで、イベントデータの収集・分析が自動化されます。

リアルタイムな視聴データ: オンラインイベントの視聴状況をリアルタイムで把握し、参加者の関心が高いコンテンツや離脱ポイントを特定できます。
自動レポーティング: イベント終了後、Eventory AIがデータを自動で分析し、レポートを作成します。これにより、担当者は数時間かかっていたレポート作成業務から解放されます。
QRコードアンケート: ログイン不要で回答可能なQRコードアンケート機能により、参加者の貴重な意見を簡単に収集できます。

3. リードを育成・商談化につなげる

Eventoryは、獲得したリード情報を最大限に活用し、商談化率を高めるための機能を提供します。

スコアリング機能: 参加者のイベントへの関与度に応じて自動でスコアを付与します。このスコアが高い参加者は「有望リード」と判断でき、優先的なフォローアップ対象として可視化されます。
CRM/MAツール連携: SalesforceやMarketoなどの外部ツールとシームレスに連携。イベントで獲得したリード情報が自動的に共有されるため、タイムリーで適切なフォローアップが可能になります。
オンライン商談機能: イベント中に参加者と個別にオンライン商談を行う機会を設けることで、見込み顧客との関係性を深め、熱が冷めないうちに商談へとつなげます。

導入事例から学ぶEventoryの成功戦略

イベント管理システムの導入が、実際にどのような成果をもたらすのか、具体的な事例を通じて見ていきましょう。

事例1: 大規模ウェビナーの業務効率化とリード獲得

ある企業は、年間数十回開催するウェビナーの管理にEventoryを導入しました。以前は、毎回手作業で参加者登録の集計やアンケートの分析を行っており、多くの時間が失われていました。Eventory AIの自動レポーティング機能により、レポート作成にかかる時間を80%削減することに成功。これにより、担当者はコンテンツの改善や集客施策の検討に集中できるようになりました。

事例2: MAツール連携による商談化率の向上

同じ企業では、スコアリング機能で有望なリードを特定し、MAツールと連携する施策を実施。リードの行動履歴に基づいてパーソナライズされたメールを自動配信した結果、イベント経由の商談化率が15%向上しました。イベントで得たデータを適切に活用することが、直接的なビジネス成果につながることを示しています。