事例紹介　itSMF Japan様

　サービスマネジメントの普及促進を目的として1991年に英国で設立されたit SMF Internationalの日本支部であるit SMF Japanは、特定非営利活動法人として2003年9月に発足。ITサービスマネジメントと関連したフレームワークやプラクティスについての研究の場や情報の提供、各種イベントの開催、会報誌の発行、書籍の翻訳・出版・販売などを行われています。

　it SMFJapanでは年に１回、全国の会員が参加するイベントを開催されており、Eventoryの導入をご採用いただいた「it SMF Japanコンファレンス2022」は、第18回目の開催です。主に会員企業からの新サービスや事例の紹介、新しいトレンドなどの情報交換の場を提供しています。今回は、事務局長の大畑様、コンファレンス プロマネの来海様のおふたりにお話をお伺いしました。

視聴者と登壇者がコミュニケーションできるイベント体験を提供したい

　it SMF Japanコンファレンスはここ2年間、コロナ禍の影響でオンラインでの開催としてZoomを使ったセッションの配信を中心に行ってきました。しかしながら、ただ一方通行に動画を配信するだけでは会員向けコンテンツとしては不十分であると感じていました。2022年の開催では、実際に会員のみなさまが会場で参加するような体験を提供したいと考え、そういった運用が可能なイベントプラットフォームの導入を検討していました。

　it SMF Japanは NPO法人であることから、複数のボランティア参加の関係者が運用しやすいこと、NPOにふさわしい費用対効果が求められることなどがポイントとなり、Eventoryを採用しました。具体的には、事前収録動画とライブを混ぜた配信や、講演後のライブQ&Aセッションを実施するなど臨機応変に対応できるツールであること、また各講演内容とスピーカー情報を、ゲスト・参加者のみなさまにわかりやすく展開したいといった要望を満たしていたということです。

Eventoryでは、スピーカー情報や講演詳細、セッション視聴ページがまとめられており、そこを自由に行き来できることや、セッション内で細かく各出展社のインフォメーションを流すことが可能など、リアルイベントに近いかたちでの運営が可能だったことが大きな決め手でした。モデレーションパネルを利用したライブQ&Aセッションが実施できたことで、視聴者の関心が高い質問などを主催者側（登壇者）がコントロールできるといった使い勝手も良かったです。

イベント管理ツールと運営サポートを一括依頼

　今回のイベント実施までにも、オンラインセミナー開催に関して基本的なノウハウはある程度ありましたが、複雑な進行を検討していたこと、新しいイベントプラットフォームを利用するため不慣れなことなどから、全体的なサポートを依頼しました。Eventoryを運営する株式会社インディヴィジョンでは、ツールの採用だけでなく他社の運用事例を元にした効率的な活用方法、スムーズな運用部分サポート、コンテンツの制作などの対応を担当していただき、結果としてとても良かったと思っています。

　Eventoryは他の配信ツールと比較して画質・音質が良いとのことだったので、講演セッションを事前収録する際にも利用させていただきました。映像や音声クオリティも高く、当日はライブ映像とEventoryで事前収録した動画を組み合わせて配信することで、配信トラブル防止にも役立ったと思います。

　また実際に経験してわかったことですが、各登壇者の事前収録に関して、わたしたち運営事務局が事前収録の場を用意し同席することでかなり準備に工数をかけてしまいました。事前に登壇者のみなさまにEventoryでの動画収録方法を伝えられれば、各自任意のタイミングで撮り直しを含め収録してもらえることがわかったので、次回この部分は改善検討できればと思っています。

　今回は、ライブ配信、ロビー（イベントトップページ）機能、ブース機能を使ったスポンサー表示および、リマインドメール、アンケート、ライブQ＆Aなどたくさんの機能を利用しました。また、複数セッションを１つの枠で配信することで、１つの大きなイベントに参加しているような体験を提供できました。また、各自がどのセッションに興味があり、どこで離脱が多かったのか、オフラインの開催では追いきれない個人の動向も分析することができたと思います。

参加者のみなさまの反応

　今回、イベント参加者に対するアンケートを行なった結果、8割が満足と高い評価でした。参加者向けにカスタマイズしたマニュアルを公開したのも、良かった点のひとつです。運営側としては、Eventoryの運営サポート側と時間を取り共通認識して進める必要があったので、次回以降はここも短縮できより効率的にできればと思っています。

2023年度以降の開催は、オンサイトかオンラインか、どちらが良いかまだ検討中ですが、2022年開催の評価とあわせて検討することになると思います。

イベントはオフラインに戻していくべきか

以前オンサイトでコンファレンスを実施していたときは、お茶の水近辺を会場に開催していました。会場に足を運んでいた関東在住の参加者は、参加者同士のコミュニケーションの復活を希望・重視しており、オンサイト開催を求める声が多く見られます。

より多くのみなさまに参加いただけるようにするためにも、参加場所や時間を問わないオンライン開催と合わせたハイブリッドでの開催需要は充分にあると思っています。

オンラインイベントの開催が決定してから全国の会員に向けた告知があまりできておらず、せっかくのオンライン開催であったにも関わらず、イベント参加者の多くが関東の会員の方でした。コンファレンスのアジェンダの早期公開や、イベント終了後のレポート配信等も含め、全国からのイベント参加を増やすことが今後の課題です。

その時々で最適な選択肢は変わってくると思いますが、今後もサービスマネジメントを推進する団体として、新しい取り組み、新しいテクノロジー享受のためにも、そのタイミングでベストな新しいかたちを選択し、会員のみなさまに体験として届けていきたいと考えています。

Eventoryでは、まだまだ活用しきれていない機能やサービスがあり、イベントツール以外での運営サポートでも、会場手配や当日の配信、収録や編集、イベントレポートなどメニューは多岐にわたるようなので、次回はもう少し広くご相談できればと思います。