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最新のイベント管理で成果を最大化する

イベント担当者が抱える管理の悩み

イベント担当者の皆さま、日々イベントの企画や運営でさまざまな課題に直面しているのではないでしょうか。

イベントの規模が大きくなると、参加者の情報管理だけでも大変な作業です。

手作業での名簿作成や、当日の受付対応に時間がかかり、スムーズな運営ができないという声もよく耳にします。

また、来場者の行動を正確に把握し、その後のマーケティング活動に活かすことが難しいという悩みもあります。

さらに、イベント管理システム（※1）を導入しても、機能が複雑で使いこなせなかったり、他のツールとの連携ができずに、結局データを手作業で移動させる手間が発生したりすることもあります。

こうした課題を解決するために、イベント担当者はイベント管理の効率化を常に模索しています。

（※1）イベント管理システム：イベントの企画から集客、参加者管理、データ分析まで一連のプロセスを効率化するツールの総称。

イベント管理の新しいかたち

イベント管理は、単に参加者の情報を登録するだけのツールではなくなっています。

最新のシステムは、参加者の登録からイベント当日のチェックイン、そしてイベント後のフォローアップまで、一連のプロセスをシームレスにつなげることを目指しています。

これにより、イベント担当者は煩雑な手作業から解放され、より本質的な業務に集中できるようになります。

以前は、イベント管理というと、参加者リストの作成や会場手配といった運営業務が中心でした。しかし、近年ではテクノロジーの進化により、その概念が大きく変わってきています。

現代のイベント管理は、単なる運営効率化にとどまらず、マーケティング活動の一環として捉えられています。イベントを企画する段階から、参加者のエンゲージメントを高め、イベント後にはデータを活用してビジネスにつなげることを目的としています。

ここでは、最新のイベント管理を形作る3つの要素について、さらに詳しく見ていきましょう。

1. 参加者との深いコミュニケーション

これまでのイベントは、一方的な情報提供の場になりがちでした。しかし、最新のイベント管理システムでは、双方向のコミュニケーションを可能にする様々な機能が搭載されています。

これまでのイベントは、主催者から参加者への一方的な情報提供の場になりがちでした。しかし、オンライン・オフラインを問わず、最新のイベント管理システムを活用することで、参加者との双方向のコミュニケーションを可能にし、イベント体験をより豊かなものにできます。

具体的に、どのような機能があるのか見ていきましょう。

1-1. ライブコミュニケーション機能

オンラインイベントでは、ライブ配信中のチャット機能や質疑応答（Q&A）機能が参加者とのコミュニケーションを促進します。参加者はリアルタイムで疑問を投げかけたり、登壇者や他の参加者と意見を共有したりできます。これにより、参加者はイベントに受け身ではなく、積極的に関わることができます。イベントの満足度を高めるだけでなく、リアルな参加者の声や反応を得られるため、今後のイベント企画やコンテンツ改善に役立ちます。

1-2. 参加者同士のネットワーキング機能

イベントの目的は、登壇者の話を聞くだけではありません。参加者同士の交流や新たな人脈作りも重要な要素です。最新のイベント管理システムには、参加者同士がオンラインで個別商談を設定したり、関心のある分野ごとにグループチャットに参加したりできる機能が搭載されています。これにより、物理的な距離に関係なく、参加者同士が交流を深め、新たなビジネスの機会を創出することができます。

1-3. アンケートや投票機能

参加者の意見をリアルタイムで収集する機能も、深いコミュニケーションには欠かせません。ライブ配信中にアンケートや投票を実施することで、参加者は自分の意見がイベントに反映されることを実感できます。例えば、セッションの最後に「この内容で興味を持った点は？」といった投票を行えば、来場者の関心を瞬時に把握できます。これにより、その後のフォローアップメールの内容をパーソナライズするなど、データに基づいたマーケティング活動が可能になります。

これらの機能を活用することで、イベントは単なる情報提供の場から、参加者一人ひとりが主体的に関わる、価値の高い体験の場へと変わります。

2. データに基づいた科学的なイベント運営

これまでのイベント運営は、参加者の声や感覚的な評価に頼りがちでした。しかし、最新のイベント管理システムを活用することで、イベントの成果をデータで可視化し、科学的なアプローチで改善できるようになりました。

ここでは、データに基づいたイベント運営を可能にする3つの要素について、さらに詳しく解説します。

2-1. リアルタイムでの行動データ分析

イベント管理システムは、イベント開催中に来場者の行動データをリアルタイムで収集・分析します。

例えば、オンラインイベントでは、どのセッションが最も視聴されたか、平均視聴時間はどれくらいか、いつ離脱したかといった詳細なデータを取得できます。リアルイベントでも、QRコードやBeacon（ビーコン）技術（※1）を使うことで、どの来場者がどの展示ブースに滞在したか、どのセッションに参加したかといった情報をトラッキングできます。

これらのデータをリアルタイムで確認することで、イベントの途中で人気のセッションに追加の案内を行ったり、人気のないブースにスタッフを配置するなど、柔軟な運営が可能になります。

2-2. イベント後のデータ活用

イベントが終了した後も、データ活用の重要性は変わりません。

収集したデータを分析することで、イベントの投資対効果（ROI）を正確に測定できます。例えば、参加者の属性（職種や役職など）と行動データを組み合わせて分析することで、「どのような属性の人がどのコンテンツに興味を持ったか」を把握できます。これにより、今後のイベントのターゲット層やコンテンツ戦略をより精緻に立てることができます。

また、Eventoryの参加者のスコアリング機能のように、来場者の行動に基づいて自動で見込み度を評価する機能もあります。セッションを長時間視聴したり、資料を複数ダウンロードしたりした参加者には高いスコアを付与することで、営業担当者が優先的にフォローアップすべきターゲットを効率的に特定できます。

3. 他のマーケティングツールとのシームレスな連携

イベントで多くの参加者情報を得ても、その情報をうまく活用できなければ、イベントの成果を最大限に引き出すことはできません。最新のイベント管理システムが他のマーケティングツールと連携できることは、イベントをビジネス成果に直結させるために非常に重要です。

ここでは、その連携がなぜ重要なのか、そしてどのようなメリットがあるのかを詳しく見ていきましょう。

3-1.連携の重要性と仕組み

これまでのイベント運営では、イベントで得た参加者リストをExcelなどのスプレッドシートに手作業で入力し、それをマーケティングオートメーション（MA）ツールや顧客管理（CRM）システムにインポートする作業が必要でした。この作業は時間がかかるだけでなく、手入力によるミスや、データが最新の状態に保たれないといった課題がありました。

最新のイベント管理システムは、API（※1）と呼ばれる仕組みを使って、他のツールと直接データをやり取りできます。これにより、イベントで取得した参加者情報や行動データが、リアルタイムで自動的にMAツールやCRMシステムに連携されるようになります。

3-2.連携による具体的なメリット

他のマーケティングツールと連携することで、イベントの効果を飛躍的に高めることができます。

3-2-1. 迅速なリード育成

イベントで獲得したリードは、時間が経つほど関心が薄れてしまいます。連携機能を使えば、イベント終了後すぐに参加者の情報がMAツールに自動で登録されます。これにより、イベントの内容に合わせたサンクスメールや関連資料をすぐに送付でき、リードの熱が冷めないうちに次のステップへとつなげることができます。

3-2-2. 顧客情報の統合と一元管理

MAツールやCRMシステムにイベントデータを連携することで、顧客情報を一元管理できます。イベントの参加履歴だけでなく、ウェブサイトの訪問履歴やメールの開封履歴など、様々なデータを一つのプラットフォームで管理できるようになります。これにより、顧客一人ひとりの興味や関心をより深く理解し、パーソナライズされたコミュニケーションが可能になります。

3-2-3. 精度の高い営業活動

イベント管理システムで取得したデータ（例：視聴時間やアンケート回答）をMAツールに連携し、参加者のスコアリング（※2）を行うことで、見込み度の高いリードを自動で判別できます。スコアが高いリードを自動で営業担当に通知する仕組みを構築すれば、営業はアプローチすべきターゲットを効率的に絞り込み、商談化率を高めることができます。

このように、他のマーケティングツールとの連携は、イベント運営の効率化だけでなく、イベントを強力なビジネス成長のドライバーに変えるための重要な鍵となります。

（※1）API：Application Programming Interface（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）の略で、ソフトウェア同士が情報をやり取りするための規約や仕組みのことです。

（※2）スコアリング：見込み顧客の行動に応じて点数を付け、見込み度を評価する仕組みです。

このように、最新のイベント管理は、企画・運営・分析・フォローアップの全てのプロセスを包括的にサポートし、イベントを単発のイベントで終わらせることなく、継続的なビジネス成長へとつなげる鍵となります。