オフラインイベント管理ツール

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オフラインイベント管理ツールで来場者体験と成果を向上させる

イベント担当者が抱えるオフラインイベント運営の悩み

イベント担当者の皆さまは、対面でのイベント開催にあたり、「当日の受付に行列ができてしまう」「名刺交換で終わってしまい、来場者の行動データが取れない」「イベント後のアナログなデータ整理に時間がかかりすぎる」といった課題に直面しているのではないでしょうか。

オフライン（対面）のイベントは、参加者との深いコミュニケーションが取れる貴重な機会ですが、その分、当日のオペレーションや、紙や名刺で発生するアナログなデータの管理に大きな手間がかかります。特に、マーケティング成果につなげるためには、どの参加者がどのブースに興味を持ち、どのセッションを聴講したか、といった詳細な行動データ（※1）を正確に把握することが不可欠です。

このような課題を解決し、オフラインイベント管理の質と効率を劇的に高めるのが、進化したイベント管理システムです。

（※1）行動データ：ここでは、イベント会場内での参加者の動きや関心事を示す記録を指します。

オフラインイベント管理ツールの役割と進化

オフラインイベントの価値を最大化するイベント管理システム

近年のイベント管理システムは、単に「名簿を管理する」だけでなく、オフラインイベント特有の課題を解決し、イベントの価値を最大化する役割を担っています。

その主な役割は、以下の3つの進化によって実現されます。

1. 受付業務の完全デジタル化：来場者のストレスをゼロに

従来の紙の名簿や手書きの名札作成では、イベント当日の受付に必ず混雑が発生し、参加者の待ち時間というストレスにつながっていました。オフラインイベント管理ツールを導入することで、受付プロセスを完全にデジタル化し、参加者の入場・退場をスムーズにすることで、イベントへの期待感を損なうことなく、快適な来場者体験を提供します。

2. 会場内の行動データの収集：オフラインを「見える化」する

オフラインイベントの最大の弱点は、参加者の行動がデータとして残りづらいことでした。しかし、進化によって、イベント管理システムは会場内の参加者の動きをデジタルデータとして収集できるようになりました。これにより、どのコンテンツやブースに高い関心が寄せられたかをリアルタイムで把握し、イベントの質を向上させるとともに、次につながる貴重なインサイト（洞察）を得られます。

3. データの一元管理と活用：アナログな情報をマーケティング資産へ

受付情報、会場内での行動履歴、アンケート回答など、イベントで取得した全てのデータを一つのシステムに統合し、デジタル資産として活用する仕組みが重要です。収集したデータをイベント後のリード育成（見込み顧客の教育）や営業活動へと直結させることで、イベントの投資対効果（ROI）を最大限に高めます。

Eventoryが解決するオフラインイベントの課題

当日運営の効率化とデータ活用の両立

Eventory（イベントリー）は、オンライン・オフラインの両方に対応可能なイベント管理システムですが、特にオフラインイベントにおける「煩雑なオペレーション」と「データ不足」という二大課題の解決に強みを持っています。

Eventoryを導入することで、イベント担当者は、煩雑なイベント管理業務から解放され、参加者のエンゲージメントを高める会場でのコミュニケーションや企画に集中できるようになります。

課題を解決しうるEventoryの機能とメリット

1. 受付をスマートにする「チェックイン・出場管理」機能

QRコードによるスムーズな入場: 事前に参加者に送付されたQRコードやバーコードを利用し、当日の専用アプリや端末で瞬時に入場受付を完了できます。これにより、会場入口での行列を解消し、来場者体験の最初のステップを快適にします。
データ連携の自動化: 受付と同時に参加データがシステムに自動記録されるため、手作業による名簿管理や照合が一切不要になり、スタッフの負担が大幅に軽減されます。
遅刻者・欠席者のリアルタイム把握: どの参加者がどの時間にチェックインしたかを視聴データリアルタイム確認機能で即座に把握でき、当日急な案内や対応が必要な場合に役立ちます。

2. 会場内の行動データを取得する機能

QRコードアンケート機能: 講演会場やブースにQRコードを設置することで、参加者はログイン不要でアンケートに回答したり、資料をダウンロードしたりできます。これにより、紙のアンケート回収や集計の手間をなくし、同時に参加者の関心データを自動で収集します。
企業出展展示ブース（リアルでのトラッキング）: イベント内の特定のブースやエリアにトラッキング技術を活用することで、参加者がどの場所に、どれくらいの時間滞在したかという詳細な行動データを取得します。このデータは、参加者のスコアリング機能の重要な指標となります。

3. イベント後の成果を最大化するデータ連携

参加者のスコアリング機能: 収集した行動データ（チェックイン、セッション参加、アンケート回答など）に基づき、見込み度の高い参加者を自動で点数化します。
外部MAツール連携機能: スコアリングされたデータを**マーケティングオートメーション（MA）や顧客管理（CRM）**システムに連携し、熱量の高いうちに個別フォローアップを開始できます。

Eventoryの導入事例・成功ストーリー

事務機器メーカーC社の展示会フォローアップ改善事例

事務機器メーカーC社は、毎年大規模な展示会に出展していましたが、獲得した名刺約3,000枚のデータ入力とフォローアップに膨大な時間がかかり、商談化率が低いことが課題でした。

Eventoryのオフラインイベント管理ツール機能を導入。会場内各所に設置したQRコードで資料請求を促し、チェックイン・出場管理データと合わせて来場者の行動を完全にデータ化しました。その結果、イベント後の名刺データ入力作業がゼロになり、参加者のスコアリング機能で自動抽出された高スコアのリードへのフォローアップをイベント終了翌日に開始。これにより、イベント後の商談化までのリードタイムが半減しました。

大学D校のオープンキャンパス受付効率化事例

大学D校は、オープンキャンパスの当日受付で毎回長蛇の列ができ、参加者の不満が高まっていました。

Eventoryのチェックイン・出場管理機能を活用し、事前に配布したチケット発券用QRコードでの受付に切り替えました。これにより、受付にかかる平均時間が一人あたり約5秒に短縮され、受付の混雑が完全に解消されました。参加者からは「スムーズに入場できてストレスがなかった」と高い評価を得ています。